【上司からツッコまれない】抜け目ない上司への相談の仕方

おっす筆者だ。

仕事の中で「上司との会話」というのは、その上司との関係性にもよりますが、少し気を使わないといけませんよね。

特に仕事の「相談」ともなると、上司によっては「で、何が言いたいの？」と相談内容に対してツッコまれてしまうなんてことがあります。

筆者が入社して営業に配属された頃、よく先輩に「〇〇さん（上司）に相談する時はちゃんと要点を踏まえて相談しなきゃダメだよ」と言われたことがあり、実際に営業で一緒に働く営業チームの先輩たちは上司に相談していた際にこっぴどく返り討ちにあっていました。

これをみていたので筆者は一層「やばい、ちゃんとした報連相をしなきゃ詰められる」そんなプレッシャーを感じていました。

まあ、筆者のこんな経験もあり、今回は「上司からツッコまれない、相談の仕方」について話していきたいと思います。

もし今、仕事の中で上司の相談に課題を感じているなぁって言う人がいれば一参考としてみてください。

この記事でわかること

・上司へのツッコまれない相談の仕方
・上司へ相談するタイミング
・相談後のアフターフォロー

相談がうまくいかないと

仕事の中で上司への「相談」がうまくいかないと、どうなるのか？これについては本記事のタイトルにも書いていますが、相談に対して「ツッコまれる」可能性があります。

「ツッコまれる」とはなんぞやということですが、これは「指摘」と言い換えるとわかりやすいかと。

相談の中で「自分の考えは合っているから上司に相談してもこれに同意してくれたり、同情してくれたりするんじゃないか」と期待することがありますが、相談の仕方がうまくいかないと、「で、何が言いたいの？」「それは君が考えてないだけでしょ」「よく考えたの？」と言うような自分が想像していない”指摘”を不意に食らうことがあります。

この指摘を受けると自分の中で「恥ずかしい」「やってしまった」「惨め」などの後ろ向きな感情が一気に襲ってきて、その場から逃げ去りたいような嫌な気持ちになったり、その後の上司の話をまともに聞くことができなくなるほど冷静さを失ったりしてしまいます。

この上司からのツッコミを回避するためには「抜け目のない相談」がポイントとなってきます。

実際どんな相談の仕方が、「抜け目のない相談」なのか、次の項目でみていきます。

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抜け目のない上司への相談の仕方

抜け目のない相談を上司に行うことで、「相談に対する的確な答え」であったり「上司からの信頼度向上」にも繋がります。

相談がうまくいかなかった時に感じる嫌な気持ちを回避するだけではなく、プラスに得られることがあると言うことですね。

上司に相談をする時は以下のようなポイントをおさえてみてください。

”何”が言いたいのかハッキリさせておく

上司に相談する前にまずは、自分が上司に「何を伝えたいのか」ということをハッキリとさせておくことが重要です。

これが明確になっていれば、上司の相談への理解度が上がり、その相談に対する的確な回答を得ることができます。

筆者も新社会人の頃によくあったのですが、この「何が言いたいのか」ということが曖昧だと、相談の途中で「あれ自分何が言いたかったんだっけ？」と話の迷子になってしまったり、話が遠回りになりすぎて、結局上司の理解を得ることができなかったりと、よくない相談をしてしまっていました。

まずは相談する前に「何が言いたいのか」これをハッキリとさせておくことが良いですね。

”何の”相談のか最初に明確にしておく

何の相談なのかと言うのを最初に明確にしておくことで、上司は「その相談か」と先に相談の方向性を知ることができるので、相談後の”的確な”回答をしやすくなります。

また、最初に何の相談なのかということが明示されていれば、上司からして「その相談は今受けることなのか」「後での回答でも良いものなのか」ということを判断することができるので、上司に時間を無駄に消費させづらくなります。

ただ、自分にとって緊急性の高い相談であれば、先に「緊急性が高いこと」を伝えると良いです。

”曖昧”に伝えない

上司に相談する際は「曖昧に伝えない」ということがかなり重要です。曖昧な相談だと「で、何が言いたいの？」と上司にツッコまれてしまう恐れが高くなります。

特に「言いにくいこと」を相談する時は、相談内容の後ろめたさから曖昧になりやすいです。

例えば

・仕事上のミス
・仕事上の損失
・同じミスをしてしまったこと
など

上司に相談しにくい内容は人それぞれだとは思いますが、相談内容に前向きになれない時、相談に曖昧さが出てしまうので、これを踏まえて、出来るだけ曖昧にならないように心掛けると良いです。

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歯切れの悪い相談だと上司からツッコまれる

歯切れの悪い相談だと上司からツッコまれやすいです。

これは前項でも紹介した「曖昧さ」に通じることですが、相談内容を伝える時に、ちゃんと「〇〇のことについて回答をいただいてもよろしいでしょうか」などの言い切ることができないと上司からツッコまれる”隙”を生んでしまうのです。

「間違えて、先方に送った金額を事前に決めていた金額よりも低く提示してしまったのですが……」

このように歯切れの悪い相談の仕方は上司から必ずツッコまれます。この時上司は

・だからなんだろう
・で、どうするんだろう
・で、その時どうしたんだろう
・それはいつ起きたことなんだろう
・どれくらいの金額差があるんだろう
など

色々な疑問点が浮かんできています。

これを解消するために「指摘」が入るのです。

この疑問点があまりに多いと上司の怒りを引き起こす引き金ともなってしまいます。

歯切れの悪い相談はしない方が吉です。

相談は細かくなりすぎないようにする

上司へ相談を行う際は、ついつい「逐一相談した方が良いのかな」と思いがちですが、これは半分あっていて半分間違えていると言えます。

特に配属されたばかりでまだ業務に慣れていない、上司の信頼を得れていないという段階の頃は、逐一相談した方が、上司からしたら手綱を握れている感を感じることができ、相談に対して面倒に思うどころか、安心を抱きやすいです。

ただ、多少仕事にも慣れて、上司からの信頼感もある程度得られている状態であれば、仕事上細かく相談することは上司の業務や思考の時間を奪ってしまうことがあるので、あまり良い相談の仕方とは言えません。

この段階では、できるだけ相談する前に上司からの1回の回答で答えを得られるようにしておくことが、上司の手間と時間の消費を抑えることができ、上司から無駄にツッコまれることがなくなります。

相談をする前に自分で考えてみる

前項のように相談をした際に「できるだけ上司の回答を1回に抑える」ということのために必要な作業の一つが「相談する前に自分で考えてみる」ということです。

例えば

・相談に必要な情報は何か
・上司が判断に必要な材料は何か
・これを言ったら上司は疑問に思わないか
など

上司の立場に立った時に必要な情報を整理することを意識してみると良いです。

もちろん、これだけでは「練習のための練習」のような感じになってしまい「上司への相談のための相談」になってしまいやすいので「相談の目的」を失わないことが大切です。

「相談で得たいこと」を明確にしてから「上司にどう相談すれば1回の回答で済むか」ということを自分で考えてみてください。

こうすることで「自分で考える力」がつきますし、「上司からの信頼」を得ることができます。

最初はうまくいかないとは思いますが、何度かやっていれば、「この上司はこう言う情報が必要なんだ」というアンテナができますので、最初はうまくいかなくても繰り返しやってみてください。

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相談内容が業務上の”問題”についてであれば

上司に相談することが業務上の”問題”であれば、発生した”問題”の本質、つまり、原因を自分なりに予想し、できれば判明させておくことが、ツッコまれない相談の仕方に直結します。

どんな問題でも”原因”があります。原因がなければ問題は発生しません。

起きた問題の原因を自分なりにまずは予想してみてください。

例えば

・先方に送った金額とこちらの金額の乖離は業務上の申請のミスが原因なのでは？
・自分の確認不足、強いては慣れからくる怠慢が原因なのでは？
・業務上の処理の把握不足が原因なのでは？
など

起こった問題に対して自分なりに原因を考えてみることです。そして、考えた原因が真の原因なのかを調べてみます。

それでもわからなければ、原因について調べた結果わからなかったということも上司に相談をすれば、上司から「原因は何なのか？」という風にツッコまれる恐れがなくなります。

上司も他の原因を提示しやすくなり、相談に要する時間消費をおさえることができます。

相談内容が業務上の”問題”についてであれば、相談をする前にその問題の原因を考えてみてください。

建設的な相談にしたい時は

上司との相談の中で「建設的な相談」つまり、現状をより良くしたい相談をしたい時は、ポジティブな問いかけを心掛けると良いです。

上司への相談の時にネガティブな問いかけを行ってしまうと、前向きな回答を得られることが少なくなってしまいます。

例えば

・どうしてもこの方法じゃなきゃいけませんか？
・それじゃあ上手くいかなくないですか？
・やっても意味がないような気がするのですが？
など

ネガティブに聞こえる問いかけは相手から建設的な回答を得ることが難しくなってしまいます。

また、建設的な回答を得ることが難しくなるだけではなく、上司からの信頼や期待も失ってしまう可能性があります。

出来るだけ相談をする時は、

例えば

・ここはこうした方が良くなると思うのですが
・こういうのを試してみてもよろしいでしょうか？
など

ポジティブな問いかけになるように意識すると良いです。

クッション言葉を使う

上司への相談の際に、クッション言葉を使うということも相談の際に上司からツッコまれないようにするポイントの一つです。

クッション言葉というのは

・お忙しい中すみません
・お忙しい中恐れ入りますが
・申し訳ございませんが
など

「相談」という行為で、上司の時間をいただくことに対して謙る表現を持つ言葉です。

このクッション言葉を相談の最初につけることで、相談の中でツッコミどころがあったとしても、鋭く指摘されることが少なくなります。

なぜならば、クッション言葉は「相手のことを配慮しています」というニュアンスを与える言葉であり、それゆえ、上司からしたら「自分の時間をとってしまうことを自覚しているんだな」となり、”配慮がない”という理由で怒る可能性を潰せるのです。

この状態であれば、たとえ、相談内容に指摘する箇所があったとしても、上司からも”配慮”を感じるような指摘をいただくことができ、そこまでメンタルにダメージがこないようにすることができます。

相談する前にクッション言葉をつけてみてください。

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「事実」と「意見」を分ける

「事実」は現実に起こっていること、出来事や数字、データに基づいたもので、「意見」というのは自分の解釈や感想のことです。

上司に相談する時にこの二つをごっちゃにしてしまうと、上司が「何が正しい情報なのか」「事実と思っていたものが実は意見だった」などの混乱をきたしてしまう恐れがあります。

相談する前に「何が事実で何が自分の意見なのか」をもう一度整理してみると良いです。

これを急にやってみるというのも少し難しく思ってしまうかもしれません。その場合は普段から「事実」と「意見」を分ける意識を持って仕事に取り組んでみると、「事実」と「意見」を見極めることができます。

”根拠”を意識する

上司に相談する時、常に”根拠”を意識してみてください。

相談の際に自分の意見を伝える時に、その意見に根拠がなければ、説得力がなく、曖昧さを与えてしまい、上司は明確な答えを出すことが難しくなってしまいます。

また、根拠がない意見は掴めるようで掴めない雲のようなものであり、結局何が言いたいのかわからないという印象を上司に与えてしまい、上司にツッコまれる可能性が高いです。

例えば

・前年の同じ月にも同じ原因で同様の問題が発生しているので今回も同じ原因の確率が高いです。
・数字を見ると販売数が減少傾向にありますが、1商品の単価が上がっているため売り上げの維持に繋がっていると考えます。
など

その現象の根拠となるものをセットにして意見を言ってみると上司にも納得されやすく、相談に対して明確な答えをもらえやすいです。

相談の文章構成がわからなかったら

どんな感じで相談すれば良いのか？わからなければ、「5W1H」を意識して文章を作ってみると良いです。

5W1H

・Who：誰が
・What：何を
・When：いつ
・Where：どこで
・Why：なぜ
・How：どのくらい

これを意識して文章を作ることで、相談の内容に情報が十分に整理され、相手に伝わりやすい相談をすることができます。

特に、業務上の問題について相談する場合は「Why（なぜ）」をしっかりと明確にすることが大事です。これは、前項の「原因を明確にしておく」で話したとおり、問題の原因を明確にしておくことで、上司も相談に対して的確な回答を述べることができるからです。

相談する前に上司から得られるであろう答えを先に試しておく

これは少し難しいものですが、これができれば上司からツッコまれることはかなり少なくなります。

上司に相談する前に、相談の回答として上司から得られるであろうことを先に試しておくと、もう1段階レベルの上がった回答を得ることができます。

筆者はこれをよく使っていました。

例えば

ルート営業の頃、「どうやれば1日で多くの取引先を回れるか」ということを考え、周囲の先輩同僚たちの動きをみて、同様のやり方をまずは自分で試す、これは「先輩たちが行っていることだから、おそらく上司に相談しても同様のことをやってみなさいと言われる」ということをある程度予想した行為です。

これで改善すればOKですが、これで改善しない場合、上司に相談してみます。

その時に「先輩たちと同じ要領でやってみたんですが、結果10社ほどしか回れなく上手くいきませんでした」というような相談内容を伝えることができ、一つレベルの上がった回答を上司から得ることができます。

これは「まずは自分で考える」という相談の仕方に通ずるものですが、考えるだけではなく実際の行動を伴うことですので、上司からツッコまれる可能性は低いです。

ただし、たまに「何で相談もなくやるんだ」というツッコまれ方をされることがあります。これは、”自己判断で進めてはいけない仕事”の場合です。

上司の回答に先回りをして「抜け目のない相談」をしたい方は参考にしてみてください。

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相談する前にやっておきたいこと

上司に相談をする前にやっておきたいことがあります。

それは「情報を収集する」ということです。

上司への相談の時にツッコまれやすいポイントが「情報不足」というものです。相談の情報が足りていないと「何が言いたいのだろう？」と上司に疑問を浮かばせてしまうことになります。

業務上で悩みが生じた場合、まずはその悩みについて「情報収集」をすることが大切です。

超簡単にいいますと、情報収集して得た情報を5W1Hで構文してみる。こんな感じでもツッコまれずらい相談内容が出来上がります。

あとはこのできた構文に「相談内容を冒頭に伝える」「根拠を肉付けする」「事実と意見を分ける」などを組み合わせれば、上司からツッコまれる確率は次第に低くなります。

なんて言ったって、ツッコミどころがなくなるのですから。

ですが、まず土台となるほど重要な作業は「情報収集」を行うと言うことです。

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上司へ相談するタイミングの見極め方

上司へ相談をする時にツッコまれないようにするのは、何も「相談の仕方」だけではありません。

もう一つ大事なものがあります。

それが「上司へ相談するタイミング」です。

上司へ相談する時にツッコまれないようにする根本的な大切な意識は「上司に配慮をすること」です。つまり、上司へかかる負担を減らすことです。

その配慮の一つとして「上司が相談を受けやすいタイミングを図る」ということです。

今関わっている上司によりそのタイミングはまちまちですが、以下を参考にしてみてください。

例えば

・朝出勤したての何もない時間
・昼休憩の終わり後のこれから仕事に取り掛かるタイミング
・暇そうにしている時
など

ただ、こちらも忙しい場合は、なかなか上司の様子を伺うことができません。

その場合は

・今お時間5分ほどよろしいでしょうか？
・〇〇についてご相談があるのですが、お時間5分ほどいただいてもよろしいでしょうか？

このように言葉で上司の手が空いているかを確認すると良いです。

この時に「どのくらい時間がかかるか」ということと「何の相談か」を明確に提示することで、上司は安心して相談に乗れるかどうか判断することができるので、これも上司を配慮した行為といえます。

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上司からの回答はメモをしておく

上司から相談の回答を得る時に、ツッコまれないように、良い印象を与えるコツとして「上司からの回答をメモしておく」というコツがあります。

これは、相談の内容を書き留めて記憶することができるというメリットの他に「ちゃんとあなたの話を聞いています」ということを行動で上司に示すことができます。

この姿勢を見せることで、上司に「ちゃんと話を聞いている」という誠実な良い印象を与えることができ、相談の仕方についてツッコまれづらくなります。たとえツッコまれても、上司も配慮のあるツッコミをしてくれる可能性が出てきます。

上司から逆に”配慮”をもらうためには、まずはこちらから「メモをしっかりとる」という”配慮”をするということが大切なのです。

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相談後に上司へ良い印象を与えるアクション

抜け目のない相談を上司に行えて、上司から回答をもらったら、まだ、上司へ良い印象を与えるチャンスはあります。

それが「相談で得た回答を実践した結果を上司に報告する」ということです。

相談に乗った上司は、相談の回答をした後、どうなったのか？というのが気になるものです。この気遣いを汲み取るためにも、相談で得た回答を実際に行ってみて、その結果を上司に報告すると上司も安心します。

これがたとえ上手くいかなかった場合でも同様です。

この場合は、上司からさらなる相談への回答を得ることができる可能性が出てきますし、上司自身の経験にもなるので、上司からしても嬉しいことです。

また、相談の回答を実践してみた結果を上司に報告することで「ちゃんとやり切る子なんだな」という印象を与えることができ、部下として信頼感を得ることができます。

相談して終わりにしないで「上司に事後報告」もセットで行ってみてください。

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まとめ

今回は「上司への抜け目ない相談の仕方」についてお話していきました。

色々と相談の仕方をお話ししましたが、最後にまとめてみたいと思います。

上司への抜け目のない相談の仕方は

・”何”が言いたいのかハッキリさせておく
・”何の”相談のか最初に明確にしておく
・”曖昧”に伝えない
・歯切れの悪い相談だと上司からツッコまれる
・相談は細かくなりすぎないようにする
・相談をする前に自分で考えてみる
・相談内容が業務上の”問題”についてであれば原因を明確に
・建設的な相談にしたい時はポジティブな問いかけを心掛ける
・クッション言葉を使う
・「事実」と「意見」を分ける
・”根拠”を意識する
・相談の文章構成がわからなかったら5W1H
・相談する前に上司から得られるであろう答えを先に試しておく

この13個のポイントを踏まえてできるものから取り入れてみてください。

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