ビジネスメールの返信の基本マナーと具体的な書き方

ビジネスでどうしても避けては通れない業務の1つに”メール”のやり取りがあります。

仕事上でのメールのやりとりで気になる点を3つあげました。

• 基本的な返信の仕方
• メールのマナー
• 具体的なメールの例

今回は、この3つについて詳しく解説し、仕事が少しでも取り組みやすくなれば幸いです。

基本的なビジネスメールの返信マナー4つ

ビジネスでのメールのやり取りは一見難しそうに感じますが、4つの返信マナーを抑えることで、相手に失礼を感じさせにくいメールの返信をすることができます。

以下のマナーを参考にしてみてください。

• 返信のタイミングと重要性
• 敬語と挨拶に気をつける
• 件名の記載方法
• 「Re：」について

返信のタイミングと重要性

メールの返信のタイミングはとても重要です。

返信のタイミングによっては、”信頼”を得ることができ、信頼を得ることで、新しい仕事をもらえたり、仕事が円滑になったり、新しい人との縁を紹介してもらえるといった恩恵を受けることができるからです。

では、どんなタイミングで返信をするのが適切なのか。

実際は”これが正解なタイミング”というタイミングはありません。

では、「2〜3日放置してからでも良いのか」というと、それではメールを送った相手が不安になり、業務もその分滞ってしまうので適切ではないでしょう。

ここで大切なのは、返信は”早く”するということです。

返信を”早く”行うことで、相手の仕事を滞らすことがなく、好印象を与えることができます。

基本的にメールが来たことが分かった時に返信を行うとやり取りがスムーズになり、信頼を得やすくなります。

具体的な返信時間については以降の項目で解説しています。

気になる方はこちらからご覧ください。

敬語と挨拶に気をつける

ビジネスでのメールの返信では、”使う言葉”に気をつけなければなりません。

特に、敬語や挨拶で似つかわしくない言葉を選んでしまうことで、相手に違和感や不快感を感じさせてしまうキッカケになってしまいます。

・ですます言葉
・ら抜き言葉
・敬語の重複表現
等

気をつけて文章を作成すると良いでしょう。

また、文の冒頭での”挨拶”をしっかりと明記しておくことで誠実さや気配りができることを伝えられるので、こちらも意識すべきポイントといえます。

件名の記載方法

「件名」とは、「送ったメールが何の件なのか？」を明確にするためにあります。

相手から来たメールへの”返信”であれば相手が記載した件名を変えずに送ります。

その方が混乱を避けることができるからです。

しかし、件名が明記されていない場合、「何の件についてのメールなのか？」をしっかりと記載することが相手へのマナー＝親切心ということを忘れないようにしましょう。

また、話題が変わる際は件名を変えても問題ありません。

「Re：」について

「Re：」は英語の”Reply”（リプライ：返事をする）とラテン語の「〜に関する」である、という2つの説があります。

共通しているのはどちらも”送られてきたメールについてのこと”を意味しているということ。

たまに

「Re：」は消すのがマナー！

といわれているのを目にしますが、これは「Re：」の意味を考えると少し違うのではないかと個人的に思います。

「Re：」がついていることで「何のやりとりの件なのか？」や「何通目のメールの返信なのか？」といういろいろな情報を得ることができるのです。

よって、「Re：」は消さなくても良いでしょう。

しかし、人によっては「Re：」は消さないと失礼といった考えの人がいるかもしれません。

その場合はその人に合わせて「Re：」を消すという対応が適切です。

あまりにもやり取りが多くて「Re：」が大量出現してしまったら1つ残して消すのも良いでしょう。

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返信メールの基本的な書き方

ビジネスシーンにおける返信メールの基本的な書き方のポイントを4つ紹介します。

ビジネスシーンの返信メールを作成する時に参考にしてみてください。

件名の付け方と注意点

件名が明記されていなかった場合、メールの内容に関して記載すると良いです。

例えば…

件名：会議のパワーポイントにつきまして
件名：弊社システム運休日につきまして
件名：7月納期日につきまして

件名を記載する時の注意点としては、「要点をつかみ簡潔に」を意識することです。

長文になりすぎるとぱっとメールを開いて何のことか思考を巡らせなければいけない不必要な時間を相手に与えてしまいます。

また、要点がわからなければ結局、何のメールなのかを明確にする役割がある「件名」の役割を果たすことができません。

この2つに注意して件名を作成しましょう。

書き出しの挨拶と本文の構成

基本的なビジネスメールの返信マナーの項目でお伝えしたメール冒頭の”挨拶”は誠実さや気配りができるという印象を与えるのに効果的です。

実際には…

・平素より大変お世話になっております
・いつもお世話になっております
・お疲れ様です
等

「いつもありがとうございます」という意味合いで「お世話になっております」を使ったり（いつもありがとうございますでも良い）、相手を労う言葉を使ったりします。

また本文の構成は

メールの返信の場合

上記のような構成になります。

相手のメールに対して結論を簡潔にすることを心がけると良いです。

簡潔にする方法としては、不必要な文章を入れず、要点をつかみ、全体的にボリュームが少なくなることを意識すると良いです。

締めの文と署名の書き方

文章構成で少し触れましたが、締めの文は

・引き続きよろしくお願いいたします
・よろしくお願いいたします
・また何かございましたらご連絡いただければ幸いです

と「まだ関係は続くよ」という意味合いで相手を気遣う一言を添えると気持ちの良いメールにすることができます。

署名については会社名、担当者名のみで問題はありませんが、それでも相手に伝わるか不安な場合は名刺に書かれている通りの署名を記載すると安心です。

名刺に会社名、部署名、名前が書かれているのであればそれを書く。

役職までは書く必要はありません。

どこの誰かがわかれば良いのです。

相手のメール内容を引用する場合

相手のメール内容を引用する場合、引用文だとわかるように装飾することが相手にも分かりやすくなります。

””や｜、青文字などで装飾すると、明記されている文が引用文だと見やすくなります。

メールシステム次第では、勝手に装飾されることがあるので便利です。

ですが、引用文だとバレたくない時に気をつけなければいけないことは、引用装飾が勝手につくことです。

メールのアプリによっては、勝手に引用装飾が付く場合があるので、引用だとバレたくなかったら、そのときはしっかりとチェックをし装飾を外す対処が必要になります。

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ビジネスシーン別メール返信の例文

ここからは、実際に想定できるビジネスシーン別のメール返信の例文を紹介したいと思います。

もし同様のシーンがあった時に参考にしてみてください。

日程調整の場合の例文：候補日の回答、提案、日時の変更

候補日の回答

提案

日時の変更

お礼のメール返信例文

案件終了後の報告例文

お客様からの問い合わせへの返信例文

※ご愛顧＝顧客や取引先に継続的にサービス、商品を利用すること

※賜る＝もらう

取引先から商品を注文された時の返信例文

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ビジネスメールの返信時の抑えておきたいこと

ビジネスでは、どんな人でも何も問題が起きずにメールをやり取りすることができるのかといったら、そうではありません。

ビジネスメールは特に、相手の性格や大事に思っていることが様々あり、メールのやり取りでトラブルに繋がってしまうことがあります。

ビジネスメールでのトラブルを避けるためにも、抑えたほうが良いポイントを紹介します。

抑えておきたいこと…

• 返信を不要とする場合の対応
• 誤字脱字のチェックをする
• 再送信しなければいけない時はチェックを怠らない
• ビジネスマナーとしての返信時間

返信を不要とする場合の対応

相手に対してこちらから送るメールの返信を”不要”とする場合、相手の気持ちを考えて文章を作成する必要があります。

例えば、「このメールは返信不要です」

確かにこの文であれば、「返信不要」ということがパッとみて理解することが出来ますが、機械的に感じてしまい、なんだか冷たく感じてしまうのがわかるでしょうか。

もう少し「この文を読んでどう思うのか？」ということを考え文を作成することで、相手に良い印象を与えることができます。

具体的には…

・こちらのメールにご返信いただかなくても問題ございません。
・ご返信には及びません
・ご返信はお気遣いなく
等

または、「返信不要です」を「ご返信は不要でございます」と丁寧表現を強める方法も相手に配慮した言葉選びだと言えます。

誤字脱字のチェックをする

メールを送る際に抑えておきたいのは「誤字脱字がないか」ということ。

誤字脱字があると、本来伝えたかったことが伝わらなかったり、誤解に繋がってしまうかもしれません。

メールの返信を送る前に誤字脱字がないか、しっかりと確認してから送ると安心です。

誤字脱字をなくすためには、自分でメールを読み返してみるという方法の他に、「他の人にチェックしてもらう」「Googleが提供する”ドキュメント”を活用する」という方法があります。

「Googleが提供する”ドキュメント”を活用する」という方法について説明します。

再送信しなければいけない時はチェックを怠らない

メールが先方に送られていなかった場合、もう一度同様の内容のメールを送らなければいけません。

しかし、ここで気をつけたいのが、「実は送っていて、二重に送ってしまうことになった」という状況になることです。

同じメールが2通届くことで、なにか悪い印象を与えるかといったらそんなことはありませんが、送る方としては、「同じ文章を送ってしまった」「手抜きだと思われるんじゃないか」といった心配になり、メンタルが疲弊してしまう原因になりかねません。

そんな状況を避けるためにも、メールが送られていないと分かったときは、焦らずに本当に送っていないか？を確認することが大切です。

ビジネスマナーとしての返信時間

メールの返信について気になることの1つとして、「返信時間」があります。

いつに返信したら良いのか？
メールを送るのが遅くなってしまった
夜遅く送っても良いのか？

メールの返信には”時間”に関しての疑問が枚挙に暇がありません。

その中で、メールの返信時間についてよくマナーで耳にするものを解説します。

マナーは3つです。

• 24時間以内に返信する重要性
• 相手の営業時間外にメールを返信する場合
• 相手からの返信が急ぎで必要な場合

24時間以内に返信する重要性

よく「24時間以内に返信する事が大事」といろいろな媒体で目にしますが、「メールの内容による」と個人的に考えています。

ビジネスメールの中には大きく分けて、「重要なメール」と「重要ではないメール」の2つがあります。

前者の場合はよく目にするマナーの”24時間以内に返信する事が大事”というマナーが当てはまるでしょう。

しかし、後者の場合は当てはまらないというのが私の答えです。

さらに言うと、相手は後者のメールに対して迅速な返信は求めていないことが多いです。

なぜそんなことがわかるのかといいますと、大体「重要ではないメール」はこちらから返信しても相手からの返信が返ってこないことが多いからです。

また、返信が返ってきても、数時間経って返ってくるというのが事実です。

以上のことより、「重要なメール」と「重要ではないメール」を見分け、メールの種類で対応する時間を考えたほうが良いということがわかります。

「重要なメール」に迅速に対応することで、仕事の円滑性があがり、相手からみたあなたの仕事ぶりの信頼度が上がるという効果があります。

「重要なメール」には迅速に対応すると良いでしょう。

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CcやBccの適切な使い方と注意点

メールで目にする「Cc」や「Bcc」とはどんな意味で、どう使えば良いのかを簡単に解説します。

「Cc」とは？

「Bcc」とは？

「Cc」や「Bcc」の使い方を理解しておくことで、メールのクオリティが上がり、仕事の効率も上げることが出来ます。

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よくある質問・疑問

ビジネスメールのやり取りの際に、その他疑問になることについて回答しています。

参考にしてみて下さい。

問い合わせメールの対応方法は？

もしお客様や取引先からの問い合わせメールがきた場合、意識すべきは「問い合わせに対してお礼を書くこと」「要点を絞って簡潔に書くこと」「結びの言葉を忘れない」の3つです。

この3つを意識することで相手に伝わる問い合わせに対してのメールを書くことが出来ます。

メールで謝罪・お詫びは良いか？

メールのみの謝罪・お詫びは人によって感じる印象が違うのであまりオススメしません。

確実なのは、直接（対面・電話）でお詫びをし、その後記録としてメールで謝罪・お詫びを送ると相手に誠意が伝わります。

敬称の「殿」はダメなのか？

敬称の「殿」は一般的に、目上の人から目下の人へ使われる敬称であるので、取引先や上司に使うと失礼にあたってしまうことから使用を控えるのが良いでしょう。

基本的に「様」を用いれば間違いありません。

「了解」は使ってはいけないのか？

「了解」は同僚や年下などに使う、「理解した」「分かった」という意味合いの言葉という認識が主であるため、「了解」ではなく「承知しました」が適切だと言えます。

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効果的なメール返信での印象アップ

最後に返信する相手に良い印象を与えるメールのコツを3つ紹介します。

良い印象を与えるメールのコツはこちら

• 相手の状況を汲んだ文章を心がける
• 相手に伝わる簡潔で明確な文章を心がける
• 心理学を活用する

相手の状況を汲んだ文章を心がける

ビジネスメールの作成において、相手の状況を汲んだ文章を心がけることで、相手へ良い印象を与えることができ、仕事の円滑性や効率を上げることに繋がります。

対面でもメールでも人の温かい部分、情に触れると気持ちが良く情を与えてくれた人には好印象を抱くものです。

例えば、相手の体調を気遣う一言だったり、相手の状況（忙しいなど）を理解している言葉だったりを文章に取り入れることで、相手の気持を汲んだ文章を作成することができます。

好印象を与えれば、仕事上の人間関係がうまくいき、仕事が効率的に進むということです。

どうせ仕事をするなら、少しでもお互いがやりやすい方が良いですよね。

相手に伝わる簡潔で明確な文章を心がける

仕事をしていれば、誰しも忙しいときがあります。

そんな中では、仕事上で生じる数々のメールを1つずつ処理するのにも一苦労です。

ですので、メールはできるだけ”簡潔”＋”明確”な文章を心がけると、相手も労力をかけすぎることなく処理することが出来、相手へ良い印象を与えることができます。

心理学を活用する

メールの文章にも相手の心を動かすことができる心理学を使うことができます。

私のサイトで紹介している心理学の1つに、「ネームコーリング」という心理学があります。

「ネームコーリング」というのは、「自分の名前を呼んでくれる人に対して好意を抱く」という心理現象のことを言います。

これは対面だけではなく、文章でも効果的なテクニックですので、参考になれば幸いです。

詳しくは人間関係を良好にするコツ「ネームコーリング」を解説【例あり】にて解説しています。

まとめ

ビジネスでのメールの作成は、プライベートのときのメッセージの作成と違い、配慮することが多くあり、正直、手間であることは間違いありません。

ですが、仕事上、避けることも難しいのもまた事実。

ただでさえ忙しい中、メールでのやり取りで四苦八苦している人もいるかもしれません。

そんなすべての頑張る社会人に今回の記事が参考になり、少しでも仕事がやりやすくできるようになることを祈って締めとさせていただきます。

以上

たくしんでした