【新社会人】相手が不快にならない仕事の電話の折り返し方

仕事で取引先やお客様から電話がかかってきた時に、別のことで手が話せずに電話に出られない時、”折り返し電話”をしなければなりません。

実はこの”折り返し電話”の仕方によっては…

といった、マイナスな出来事を引き起こしてしまう可能性があります。

今回は、「相手が不快にならない折り返し電話の方法」を解説していきます。

”折り返し電話のコツ”をお伝えするので、これさえおさえておけば、記事を何回も読まなくても適切な折り返し電話を行うことができます。

折り返し電話が大切な理由

”折り返し電話”とは、取引先や顧客から電話がかかってきた際に、何かしらの理由でその電話に出ることができず、時間が経った後に自分から電話を”かけ直す”ことを言います。

”折り返し電話”を適切に行うことは仕事において「相手の信頼」を得るチャンスになります。

逆に、”折り返し電話”を適切に行うことができなかった場合、相手からの信頼が低下したり、新しい仕事を貰える機会が減ってしまうといった支障をきたしてしまう可能性があります。

例）

折り返し電話が”速い”営業マンには、取引先・顧客から「大事にされているな」「ちゃんと連絡が取れるな」と言った良い印象を持ってもらえます。

それでは、一体どのように折り返し電話をかければ”相手が不快にならない”のでしょうか？

相手が不快にならない折り返し電話のコツ

この項目で”相手が不快にならない”折り返し電話のコツを7個お伝えし、普段の仕事の中でパッと適切な折り返し電話ができるように活用することの助けになれば幸いです。

相手が不快にならない折り返し電話のコツ

可能な限り早く折り返す

可能な限り早く電話を折り返すことで、相手からは「大事にされているな」「連絡が速くて助かる」とポジティブな印象を抱いてくれることが期待できます。

また、副次的な効果ではありますが、「電話が取れないほど忙しい」＝仕事ができる人という印象を抱いてもらうことが期待でき、新しい仕事を貰える可能性があります。

まずは名乗る

まずは自分が何者か名乗りましょう。

相手の携帯電話に掛ける場合は、電話番号を登録している可能性が高いので、相手はあなたからの電話だということは分かっているかもしれませんが、一応、名乗っておいた方が相手に「安心感」を与えます。

また、相手の電話が固定電話だった場合は、電話番号を登録している可能性は低く、相手もあなたからの電話と判断がつかないことが考えられます。

どちらにせよ、相手が電話に出た際は、冒頭に自分は何者かを名乗ることが安心です。

例）〇〇会社の〇〇です。

相手が電話に出たら即謝る

相手が電話に出た際、まずは相手からの電話に出られなかったことを謝りましょう。

相手が電話に出たときに謝ることで、よっぽどの人ではない限り、相手はそれ以上あなたを咎めることが少なくなります。

また、先手で謝ることで、相手に「誠実さ」をアピールすることができます。

例）先程は電話に出られず申し訳ございませんでした。

〇〇様のお電話でよろしいでしょうか

折り返しをした電話先が違う人ではないかの確認をします。

短時間で何通もの電話が履歴に残って、さらに、電話番号を登録していない人が履歴の中にいた場合、誰の電話なのかわからなくなってしまいます。

ある程度、着信履歴の時間で誰の電話なのか知ることはできますが、もし、見当違いで、電話の用件を聞いても「何の話？」となってしまう可能性もあります。

念のため、相手先のお名前を確認したほうが確実ですし、相手にも電話の丁寧さが伝わります。

電話に出た人が担当者ではなかった場合は「〇〇様から先ほどお電話いただいた者ですが、〇〇様はご在席でしょうか？」などの言葉を使い、担当者に変わってもらうのが良いでしょう。

担当者が不在だった場合の例文⬇⬇⬇

自分が思う1.5倍元気良く話す

自分が思う1.5倍元気を出して話すことで、「明るさ」「感じ良さ」を相手に与えることができ、良い印象をあなたに対して抱いて貰えます。

また、元気良く話すことで、「電話の声が小さい」などといったトラブルも防ぐことができます。

話すことによって、元気の良さが伝わります。

メモを取りながら話を聞く

折り返し電話をし、相手に電話が繋がって用件を聞くタイミングで相手の話をメモします。

ここでポイントなのが、相手に「メモをとっている」と伝えることです。

伝え方は「メモをとらせていただいてもよろしいでしょうか。」と聞くのも良いですし、「メモをとっていることを察してもらう」という方法でも良いです。

察してもらう方法は、「相手の言ったことを復唱しながらメモをとる」というものです。

実際に試していただければわかると思いますが、話を聞きながら、相手の言ったことを復唱しメモをとると、復唱がゆっくりになります。

こうすることで相手に「メモをしている」という風に伝わるのです。

相手に「メモをとっている」と伝えることができれば「誠実さ」と「信頼感」を与えることができます。

相槌をとる

相手の話に対して、しっかりと相槌を取ることで、「ちゃんと聞いている」ということが伝えられます。

また、相槌の取り方も「はい」ではなく、「ええ」にすることで、相槌が連続したときに違和感をもたせにくくなります。

例）

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相手の心を掴む配慮の言葉

折り返し電話の際、ちょっとした心遣いの言葉を付け加えることで、相手にさらに良い印象を与えることができ、良好な関係性の構築につなげることができます。

相手の心を掴む配慮の言葉

相手に”誠実さ”を伝える

「折角、忙しい中お電話いただいたにも関わらず、出ることができず申し訳ございません。」

電話に出られなかったことを謝る一言です。

「電話に出られなかったこと」と付随して、「せっかく忙しい中、電話をくれたこと」という相手の行動の背景を察し、これに対して無下にしてしまったことをお詫びします。

「誠実さ」を相手に与えることができます。

信頼度を高める

「少しバタバタしていまして、電話にでられませんでした。」

電話に出られなかった理由を相手に伝えるときに使える一言です。

”忙しさ”をアピールすることで、相手からは「仕事がたくさんあって、それくらい仕事ができる人」だという認識をもってもらえます。

その他にも「会議中でした」「商談中でした」なども明確な理由になり、相手からの信頼を得るために有効な言葉になります。

電話の最後に一言

「お忙しい中ご連絡ありがとうございました！」を折り返し電話の最後に相手に言います。

相手の「忙しい時間の合間に連絡をくれた」という行為に対して謝意を伝えるということです。

相手からの連絡に対してお礼を伝えることで、相手に「誠実さ」を与えることができます。

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折り返し電話で起こりうるトラブル

折り返し電話の際に起こりうるトラブルとその対処法をお伝えしたいと思います。

もし、同様のトラブルがあった場合、参考にしていただければ幸いです。

折り返し電話の際に起こりうるトラブル

折り返したのに不在だった

折り返し電話を行ったにも関わらず、相手が電話に出ず、不在だった場合、”伝言を残す”ことが対処法の1つです。

伝言を残す方法は「ピーッとなった後にお名前とご要件をお伝えください」という電話のメッセージ伝言機能です。

伝言メッセージを残しておけば相手の電話に着信履歴が残るので「電話してるしてない」のトラブルになりません。

さらに安心なのが、電話以外の連絡手段を用いることです。

など他の手段でも連絡を残しておけば安心です。

文言としては

「お忙しい中失礼いたします。〇〇社の〇〇です。先程いただいたお電話の折り返しです。また後ほどご連絡お待ちしております。」

等メッセージを残すと良いです。

電波が悪い時

電波が悪い状況では相手の声が聞こえなかったり、こちらの声が届かなかったりします。

その際の対応として、相手の声が聞こえない場合、

「お声が聞こえませんので一度切らせていただきます。後ほどこちらからご連絡させていただきます。失礼します。」

と一言言ってから切るのが良いでしょう。

こちらの声が届かない場合は、向こうが電話を切るまで待っているか、こちらから電話を切り、再度こちらから電話を掛けるという方法が適切な対処です。

電話が繋がったら「先程は電波が悪く一度切らせていただきました。」と対処法を伝えることが相手への配慮になります。

折り返し先が会社電話

折り返し電話の先が「会社電話」だった場合、必ずしも担当者が電話に出るとは限りません。

担当者以外が電話先で出た場合、

「先ほど〇〇さんから〇〇という件でご連絡をいただきまして、そのお電話の折り返しです。〇〇さんはご在席でしょうか？」

と電話先の人に伝えることで、「人物・用件」が明確になり、電話を担当者に繋げてもらいやすくなります。

その際に、担当者が不在だった場合は、電話先の人に伝言を頼むと良いです。

伝言を頼む

電話の最後に、電話先の方には伝言を受けてくれることに対して感謝の一言を伝えるのが大事なポイントといえます。

電話する人を間違えてしまった

折り返し電話の際に、間違えて違う人にかけてしまった場合、謝罪をして、電話を切りましょう。

謝罪の文言は「大変申し訳ございません、こちらの間違えで電話をかけてしまいました。失礼いたします。」等、お詫びと不手際であったことを伝えると良いでしょう。

また、電話を切る際は相手が切るまで待つことが大切です。

間違い電話の先の人が不快に感じてしまうことがあれば、さらなるトラブルへと発展してしまう場合もあります。焦らずに謝意を伝えましょう。

留守電に”必ず電話ほしい”と入っていたが見逃していた

留守番電話が入っているのを電話があった時間からかなり経過してから気がついき、さらに、その留守番電話に”必ず電話をください”等の電話がほしい文言が入っていた時の対応としては、すぐさま折り返しの電話をすると良いです。

その際に、もし勤務時間外などの夜遅くだった場合も、まずは一度電話で連絡をしたほうが良いでしょう。

先方が電話にでなくても、「折り返し電話をした」という事実は残ります。

留守番電話に伝言を残し、他の連絡手段があれば他の連絡手段でも連絡をしたほうが良いでしょう。

そして、次の日の出勤時に再度、折り返し電話をすることで相手の信頼を失わない対応といえます。

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折り返し電話で気をつけた方が良いポイント

折り返し電話で気をつけた方が良いポイントをお伝えします。

気をつけるポイントを抑えることで、折り返し電話をした際の新たなトラブルの発生を防ぐことができます。

折り返し電話で気をつけた方が良いポイント

電話を掛ける前にメモ用紙とペンを手元に用意する

折り返し電話をする時には必ず手元に”メモ用紙”と”ペン”を用意しておくと良いです。

折り返し電話をした際に、相手から追加の仕事や問い合わせなど、様々なことが考えられます。

不測の事態に備えるためにも、メモがすぐにとれるように身近にメモ用紙、ペンを常備しておきます。

デスクワークが多めの人は”ノートデスク”というかさばりにくいメモ帳があります。

営業の人は私も愛用しいた”モレスキン”がスマートでしっかりとしていておすすめです。

周辺環境に気をつける

ガヤガヤしている場所や電波があまり良くない場所での電話は、相手の声が聞こえづらかったり、こちらの声が相手に聞こえづらかったりと折角連絡をとれたにも関わらず、お互い会話が上手くいかないとなっては本末転倒になりかねません。

場所が移動できないなどの理由がある場合を除き、できるだけ周辺環境が整った場所で折り返し電話をすると良いです。

他に連絡が入っていないか確認する

折り返し電話を行う前に、留守番電話・メッセージ・メール等、他の連絡手段で連絡が入っていないか確認しておけば、折り返し電話をかけなくても済むかもしれません。

もし、他の連絡手段で「折り返しは不要」など折り返し電話が必要ないことが記載されていたら、折り返し電話をする必要はなくなります。

他の連絡手段での連絡を見逃してしまい、「折り返し不要」とあったにも関わらず折り返し電話を行ってしまった場合、先方からの「ちゃんと連絡みてるのかな？」といった懐疑心に繋がってしまい、信頼低下を引き起こしてしまう可能性もあります。

他の連絡手段で連絡が入ってないかは要確認です。

情報の事前準備をする

折り返し電話を行う前に、先方の問い合わせに必要であろう情報を準備しておくことでスムーズな対応ができ、相手からの信頼を得ることができます。

など考えられることを事前に準備しておくことがポイントです。

先方の話を記録しておくための”メモ帳を用意しておく”ということも事前準備にあたります。

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シチュエーション別折り返しの連絡の例文

最後に、今すぐに折り返し電話の例文が知りたい！ほしい！という人のために、「シチュエーション別の折り返し電話の例文」をお伝えします。

シチュエーション

企業の担当者の携帯に折り返す時

「お世話になっております。〇〇会社の〇〇です。先程は、お忙しい中ご連絡をいただいておりましたが、電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。」

留守番電話の時

「お世話になっております。〇〇会社の〇〇です。先程は、お忙しい中ご連絡をいただいておりましたが、電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。ご都合がよろしいお時間に、折り返しのご連絡お待ちしております。失礼いたします。」

企業の固定電話に折り返す時

「お世話になっております。〇〇会社の〇〇です。先程〇〇時頃にご担当の〇〇様からお電話をいただいておりまして、そのお電話の折り返しのご連絡でございまして、ご担当の〇〇様はご在席でしょうか？」

不在だった時

「そうしましたら、ご担当者の〇〇様に”ご都合がよろしいお時間にご連絡いただけますと幸いです。”とお伝えいただいてもよろしいでしょうか。」

まとめ

今回は「相手が不快にならない折り返し電話」について解説していきました。

最後に不快にならない折り返し電話のコツのまとめをお伝えします。

折り返し電話のコツまとめ

この記事がみなさんの役に立てば幸いです。

以上

たくしんでした