新社会人が覚えておきたい電話を切る時の失礼のないマナー

筆者だ。

新社会人になって、会社での業務が始まり、実戦では座学で教えてもらっていないことがたくさんでてくる。

なんてことはありませんか？

特に、電話業務です。

仕事の電話って嫌ですよね…。筆者も電話が鳴っただけでビクッとしてしまうほど仕事の電話が苦手です。

この電話業務の中で「取引先、お客様と電話している時にどうやって電話を切れば良いのか？」

電話の切り方に悩みませんか？

今回は電話業務での”電話の切り方のマナー”に焦点をあててみたいと思います。

この記事でわかること

・取引先、お客様との電話の際の切り方マナー
・相手に失礼にならない電話を切る際の一言
・イレギュラーな時の電話の切り方

電話を切る時のマナー

電話を切る時におさえておきたいマナーは

原則、電話をかけた側が切る

ということです。

これは「もう用件は終わりました」ということを相手に伝えるという意図があります。

ただし、”原則”といったのは、たとえ自分が相手に電話をかけたからといって”先に切ること”が正しいマナーとならない場合もあるからです。

なかなかめんどくさいですよね…。わかります。

ただ、覚えておけば「電話のマナーがなっていないな」とマイナスな印象を与えることがなくなります。

”電話をかけた方が先に切る”というマナーが機能しにくい時は

・目上の人が電話相手だった場合
・お客様が電話相手だった場合

の時です。つまり、かしこまる必要がある場合は、一概に「電話をかけた側」が先に電話を切るという行為が正しいわけではないのです。

大切なのは「相手を不快にさせないこと」です。

状況	切るタイミング
一般的な相手	かけた側が先に切る
目上・顧客	相手が切るのを待つ

”電話を切る”という行為一つとっても、相手に良い印象を与え、その後の取引ややりとりを円滑に進めることができたりします。

ゆえに、「電話を切る」行為に対して細心の注意を払うことは、「お客様に価値を提供する」ある種のプロフェッショナル的意識だといえます。

ですので、まずは「電話を切る時のマナー」である、”電話をかけた側が先に切る”ということを念頭に置いておいてみてください。

そして、より、相手に好印象を与える方法はこれから紹介していきたいと思います。

電話を切る時の失礼にならない心配り

電話を切る時に、”電話を切る時のマナー”をおさえられたのであれば、次は相手により、好印象を与える「電話を切る時の失礼にならない心配り」を覚えておくと、より相手に好印象を与えることができます。

そんな心配りはこちら

・電話を切る前に一言
・フックボタンを活用する
・時と場合によっては切ってしまう
・切るタイミングに迷ったら3カウント

電話を切る前に一言

電話を切る前に一言、「失礼します」や「ありがとうございました」などを添えることが相手に不快な気持ちをさせません。

筆者は

このような一言があるだけで、相手に対して丁寧で、良い印象を与えることができます。

もしも、電話を切る際に一言なしで切ると、「何も言わずに切られた」という冷たさを相手に与えてしまうことになります。

上記で紹介した一言以外にも

・「引き続きよろしくお願いします」
・「お手数おかけしました」

などの配慮の一言があると良いでしょう。

電話を切る時の一言の例は以下の項目でも紹介しています。

こちらも参考にしてみてください。

フックボタンを活用する

フックボタンというのは、固定電話にある、受話器を置く時にカチャカチャ動く部分のことです。

このフックボタンを活用することは相手に不快感を与えないことに繋がります。

電話を切る際に不快になりやすいことの一つとして「ガチャ」という電話を聞いた音が大きく相手に伝わることです。

この「ガチャ」という不快音を相手に与えないようにできるのが、「フックボタンを押す」ことなのです。

フックボタンを使えば、受話器が電話機に当たる時に生じる接触音を発生させることなく、静かに電話を切ることができるのです。

また、スマートフォンの場合でも、フックボタンはありませんが、通話終了ボタンを静かに押すよう心がけることが大切です。

ここで大切なのは、最後まで気を抜かずに、相手との通信が切れるまで気を配るということです。

相時と場合によっては切ってしまう

仕事の電話では、相手がなかなか電話を切らない場合もあります。

野球で例えると、

高校野球の時の他高校との練習試合でグランド整備をする時に監督に怒られたくないがために整備用具を取ろうとしたにも関わらず、他高校部員が先に取ってしまった場合、その整備道具をなんとしてでも奪いたい時に相手が頑なに譲らない時、こちらも監督から怒られてしまうと言うプレッシャーでなんとしてでも奪いたい。あの熾烈な争いに似ています。

話を戻すと、「かけた側が先に切る」というマナーを忘れて、電話をかけてきた相手が電話を切らない場合、一定の時間をもって、こちら側から電話を切ることも配慮の内ということです。

ただし、相手が目上の方やお客様の場合は、できるだけ相手が切るのを待つのが望ましいですが、これまた、長時間待たせるのも失礼になることがあります。

その場合は、「それでは、失礼いたします」と一言添えてから、静かに電話を切ると良いでしょう。

切るタイミングに迷ったら3カウント

電話を切る際、相手が切るのを待つ場合や、切るタイミングに迷った時は、心の中で3カウントするのが良いです。

心の中で「1、2、3」と数えてから静かに受話器を置くことで、相手に違和感を抱かせずに電話を切ることができます。

超速テンポで数えてはいけませんよ？ゆっくり数えることがポイントです。

新社会人であれば、「電話をかける側が先に切る」ということを意識しすぎて、「あれ？どのくらいのタイミングで切れば良いんだろう？」とタイミングを見失いやすいです。

ですので、この”3カウント戦法”も念頭に置いておいて、電話を切る時に役立ててみてください。

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電話を切る時の一言例

それでは、実際に電話を切る時に「どういったことを言えば良いのか？」という部分について深掘りしていきたいと思います。

前項でもお伝えしましたが、電話を切る際に、相手に配慮をした一言を添えることで、電話の締めくくりが綺麗になり、相手に良い印象を与えることができます。

今回は、「こちら側から電話をかけた時」と「あちら側から電話がかかってきた時」の二つのシチュエーションで使える一言を紹介したいと思います。

こちら側から電話をかけた時

自分から電話をかけた場合、使える一言はこちらです。

・「それでは、失礼いたします」
・「本日はありがとうございました」
・「本日はお忙しい中お時間をいただきありがとうございました」
・「ご多忙の中、ありがとうございました」
・「お忙しい中ご対応いただきありがとうございました」
・「それでは、引き続きよろしくお願いいたします」

これらの一言を電話を切る時に添えると”相手に配慮している”ということを伝えることができ、失礼のないように電話を切ることができます。

また、相手が目上の方やお客様の場合は、より丁寧な表現を心がけると良いです。

例えば、「ありがとうございました」の前に、「誠に」というさらに謙った言葉を入れたり、「貴重なお時間をいただきまして」という過剰とも捉えられるような丁寧な言葉を選ぶことです。

こちら側からかけた電話を切る時は「相手の時間をもらった」ということを念頭に置いておけば、自然と丁寧な言葉が思いつくはずです。

ぜひ意識してみてください。

あちら側からの電話を受けた時

相手から電話がかかってきた場合も、会話の終わりに一言を添えると良い印象を与えます。

例えばこんな言葉です。

・「お電話ありがとうございました、失礼いたします」
・「お電話いただきありがとうございました、失礼いたします」
・「ご多忙の中ご連絡いただきありがとうございました、失礼いたします」
・「ご連絡ありがとうございました、引き続きよろしくお願いいたします」

このような一言は「相手の時間を使って、わざわざ労力をかけて自分に電話をしてくれた」という行為に対しての感謝を込めた言葉です。

このような一言があれば、もし、相手がこちらに電話をかけることに緊張していた場合、相手の心のおもりをおろしてくれるような、優しい一言に聞こえるかもしれません。

「電話」という人によっては煩わしい行為を少しでも気持ちよくする力が、電話を切る際の一言にはあります。

こちら側から、あちら側からどちら側からの電話でも電話を切る際の一言に意識を向けてみてください。

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電話を切る時の例文

次に、実際に電話を切る時の例文を紹介していきたいと思います。

実際に取引先やお客様との電話となったときに、これから紹介する例文を覚えておけば、「ちゃんとやらないと」という嫌なプレッシャーなく臨むことができます。

こちら側から電話をかけた時

ビジネス一般の場合

・「それでは、以上で確認事項は以上になりますので、失礼いたします。」
・「お忙しいところ恐れ入ります。引き続きよろしくお願いいたします。失礼いたします。」

丁寧＋感謝を伝える場合

・「本日はご丁寧にありがとうございました。それでは失礼いたします。」
・ 「ご対応いただきありがとうございました。それでは、失礼いたします。」

上司や目上の相手との会話を終えるとき

・「はい、かしこまりました。それではこのあたりで失礼いたします。」
・「承知いたしました。それでは、お電話失礼いたします。」

あちら側からの電話を受けた時

営業・連絡などの問い合わせに対応した後

・「かしこまりました。それでは、失礼いたします。」
・「ご連絡いただきありがとうございます。それでは、失礼いたします。」

感謝を伝えたい場合

・「わざわざお電話いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。」
・「お時間いただきありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。」

相手に同調する場合

以上の例をみていただくと、共通する言葉があったと思います。

それは「失礼いたします」という言葉です。

「失礼いたします」は文章としても自然で、相手にかしこまった印象を与えることができるので、とても汎用性が高い電話を切る際の言葉です。

意識して使ってみてください。

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失礼になりやすい電話の切り方

これまでは、「電話を切る時のマナー」から「相手に良い印象を与える一言」まで紹介してきましたが、逆に「失礼になりやすい電話の切り方」を紹介したいと思います。

相手に失礼になりやすい電話の切り方を知っておくことで、「ついうっかり不快になりそうな言葉をいってしまった！」というケアレスミスがなくなります。

ぜひ参考にしてみてください。

・ガチャ切り
・切るのが早すぎる
・一言なしで切る
・語尾を伸ばす

ガチャ切り

「ガチャ切り」とは、受話器を勢いよく置いてしまい、大きな音が相手に伝わる切り方のことです。

みなさんも使いませんか？筆者だけならすみません。

この行為は非常に失礼にあたるため、必ず受話器を静かに置くか、フックボタンを使って切ると良いです。

なぜ失礼にあたるのかというと、相手の耳に突然大音量の音が伝わるからです。

音楽をイヤホンで聴いていて、急に友達がスマホの音量を上げてきたらすごく不快ですよね？

あれですね。

相手に不快な思いをさせないためにも、とくに固定電話の受話器を置く際は細心の注意が必要です。

切るのが早すぎる

これは、筆者が新社会人の頃によくやってしまい、先輩からご指摘をいただいたことです。

相手が話し終わる前に電話を切ってしまうと、電話を切る時のマナーを知っている相手には「切るの早いな」と違和感と不快感を与えてしまいます。

会話が完全に終わったことを確認し、相手の反応を待ってから切るようにするのが良いです。

前項でお伝えした、「心の中で3カウント」を意識していれば、切るのが早すぎるという印象を与えることは少ないです。

一言なしで切る

「電話を切る際の心配り」とは真逆のことです。

前項でもお伝えしたとおり、何も言わずに電話を切るのは、相手に冷たい印象を与えてしまいます。

「一言の例文」でお伝えした一言を言えば、相手が不快感を生むことなく、電話を切ることができます。

特に、忙しい時など、切羽詰まった時などは忘れてしまいがちですが、日々意識していることで、癖付き、「一言を忘れてしまう」ということを防ぐことができます。

語尾を伸ばす

電話を切る際に「失礼しまーす」など、語尾を伸ばしてしまうと、だらしない印象を与えてしまい、相手を不快にさせてしまうかもしれません。

関係性がしっかりとできいて、崩した言葉遣いでも大丈夫というシチュエーション以外は、しっかりと「失礼いたします」と言った方が良いです。

ただ、一番は、仕事の間は「失礼しまーす」と伸ばさない方が良いです。

このような小さなところから、「この人仕事できるな」という印象を与えることができます。

その些細なことに意識を向けることができない場合、相手に、「あなたが仕事に取り組む姿勢はそこまで良くない」と思われてしまい、知らず知らずのうちに仕事を取りこぼすことになるかもしれません。

そうならないためにも、小さなところですが、最後まで丁寧な言葉遣いをすることを意識すると良いです。

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イレギュラー時の切り方

仕事場、電話業務を行う際、何もないときに電話がかかってくることは多くありません。

電話はこちら側からかける場合は自分でコントロールができますが、あちら側から電話がかかってきた場合はどうでしょう？

この項目では、イレギュラーな場面であちら側から電話がかかってきたときの電話の切り方を紹介していきます。

・別の電話がきた時
・予定が詰まっている時
・クレーム時の電話を切る時
・電車内で電話がかかってきた時
・会議中に電話がかかってきた時

別の電話がきた時

自分が取引先やお客様と電話をしている時に、途中で別の方から電話がかかってきた場合、どう切ったら良いか？迷いますよね。

そんな時は現在の通話相手に対して「申し訳ありません、別の電話が入ってきてしまいましたので、失礼いたします」と一言添えてから切るのがマナーになります。

ただ、かかってきた電話が上司や同僚という”社内の人間”であれば、無視をして取引先やお客様優先で大丈夫です。

要件をできるだけ早く終わらせて、折り返せば良いのです。

また、取引先やお客様との電話内容がそれほど重要なものでなければ、「申し訳ございません、別の電話をいただいておりまして、後ほど折り返しお電話させていただきます。」といって切ってしまっても大丈夫です。

大切なのは相手が不快にならない言葉で電話を切ることです。

予定が詰まっている時

スケジュールが立て込んでいる場合であっても、電話を急いで切るのは避けた方が良いです。

「お電話いただきありがとうございました。大変申し訳ございませんが、次の予定がございますので、こちらで失礼いたします」と丁寧な言い回しで電話を切ることで、相手に不快感を与えずに電話を切ることができます。

忙しい時ほど、丁寧な対応を心がけることで相手からの信頼感は向上します。

相手に”焦り”を見せないことです。

クレーム時の電話を切る時

これはなかなかキツいシチュエーションですが、キツいシチュエーションだからこそ、細心の言葉遣いが重要です。

まず大事なのはクレーム対応の電話では、相手の話を最後までしっかり聞くことです。

話が終わったら「この度は大変申し訳ございませんでした。どうぞ今後とも、弊社をよろしくお願い申し上げます。失礼いたします」と丁寧に伝えるのが良いです。

これは「謝罪」だけで終わらせることなく、「今後はこのようなことがないように改善します」という決意を相手に表す文章です。

この一言を電話を切る時に添えることで、相手へ”誠意”と”意向”を伝えるのです。

クレームの電話では、辻妻があっていないことや理不尽なことを言われてしまいがちで、ついついカッとなってしまいますが、そういう感情が揺れ動きそうな時ほど、冷静を意識して日頃よりも丁寧な行動を心掛けることが大切です。

電車内で電話がかかってきた時

電車内で電話がかかってきた場合は、周囲への配慮が最優先になります。

「申し訳ありません、今電車内ですので、後ほどかけ直します」と小声で伝え、すぐに通話を終了することです。

公共の場では、公共のマナーを守ることが大切です。

それで相手に怒られたら相手がおかしいのです。

筆者ならそんな人とは真面目にとりあいません。

会議中に電話がかかってきた時

会議中に電話がかかってくる場合もあります。

そんな時は、「ただいま会議中のため、後ほど折り返しご連絡いたします」と伝え、短く切り上げると良いです。

また、ルート営業に携わって、自分の顧客がいる方は、事前に先方に「〇〇の時間は会議中です」ということをメールでも電話でも事前に伝えておくことが、先を読んだ配慮です。

相手もあなたに「会議中に電話はしない」という配慮をすることができ、あなたも「会議中の電話を切る必要がない」という恩恵を受けることができます。

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電話を切る前に確認しておきたいこと

では、本テーマの最後に、「電話を切る前に相手に確認しておきたいこと」を紹介します。

相手に失礼にならないように電話を切ろう！

と思っていると、電話で聞くべきことを聞き逃してしまうといったミスを犯してしまいます。

ですので、以下のチェックポイントを忘れずに電話を切ることが大切です。

・相手の名前
・要件
・折り返しの必要性
・折り返しの都合の良い時間

相手の名前

これは、意外と忘れがちです。

仕事上の電話であれば、電話が繋がった時に「〇〇会社の〇〇と申します」と言われることがありますが、筆者はこれを忘れてしまうことが多々あります。

人の名前を覚えるのが苦手なんですよね。

ですので、電話を切る前に「大変申し訳ございませんが、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？」というように名前を確認すれば、名前の聞き漏れを防ぐことができます。

要件

電話の目的である”要件”を電話を切る前に確認しておいた方が良いです。

これは電話の内容が長ければ長いほど必要になります。

「情報を正しく理解できているか？」
「情報が正しく伝わっているか？」

このようにお互いの誤認が生じていないかを電話を切る時に確認することが大切です。

折り返しは必要か

もし相手からかかってきた電話が、自分ではなく、他の担当宛のものだった場合、「代わりに要件を伝えたい」という相手からの要望がある時があると思います。

そんな時は、相手からの要件を聞きつつ、最後の電話を切る時に「担当の者から折り返しの電話は必要ですか？」

と折り返しが必要かどうか確認することで、相手に丁寧さをアピールすることができますし、何よりも、相手に”任せても大丈夫そうだな”という信頼感を与えることができます。

折り返しの都合の良い時間

もし、相手から「折り返しが必要」だと言われた時には、相手の都合の良い時間を聞くのが良いです。

これは相手への配慮になり、ほぼ確実に折り返して連絡がつくので、業務も一回で済みます。

相手にとっても良いことですし、こちら側にとっても良いことに繋がるので、電話を切る際には、確認してみてください。

電話を切る時には細心の注意を！

電話を切る時のマナーは、社会人としての信頼や評価に繋がります。

どんなに忙しい時でも、相手への配慮を忘れず、丁寧な言葉遣いと落ち着いた対応を心がけることで、相手へ失礼にならずに電話を切ることができます。

また、小さな心配りが、仕事の信頼関係を築く大きな一歩となります。

ぜひ今回の電話を切る時のマナーを活用して、相手と良好な関係性を構築するキッカケにしていただければ幸いです。

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