取引先へ担当変更の挨拶に行く時の”挨拶”と”話題”を紹介

筆者でごわす。

新社会人や、2年目の社会人の人で営業配属になって「担当変更の挨拶が必要」だけども、

・どんな挨拶をすれば良いのか？
・挨拶以外に話すことが思いつかない

という悩みにぶち当たっている人はいませんか？

今回は、営業に配属されて担当編この挨拶のハードルが高い！とお悩みの方に、「取引先へ担当変更の挨拶に行く時の”挨拶”と”話題”」について筆者の経験も含め紹介していきたいと思います。

今まさに悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

この記事でわかること

・担当変更の挨拶の仕方
・担当変更挨拶以外の話題
・取引先に挨拶に行く時のポイント

良い挨拶をすることで得られること

担当変更時の挨拶の時に、”良い挨拶”ができると、さまざまなことを得ることができます。

それくらい最初の挨拶というのは重要なものです。

以下の得られることを参考にしてみてください。

・取引先と良い関係性を作れる
・営業活動に抵抗がなくなる
・取引先からの信頼感

取引先と良い関係性を作れる

初対面での印象がその後のビジネスが円滑に進めることができるかが決まることは多々あります。

担当変更の時には、こちら側も「どんな人が取引相手なんだろう」と不安を抱えながら挨拶にいきますが、先方も「誰が来るんだろう」という不安を抱えています。

良い挨拶ができれば、その不安を払拭し、相手に安心感を与えることができ、その後の取引も円滑に進めることができるのです。

営業活動に抵抗がなくなる

良い挨拶を行うことができれば、取引先と打ち解けられ、一度打ち解けられれば、訪問や提案がスムーズに進むようになります。

取引先と良好な関係を築けることで心理的なハードルが下がり、こちら側も緊張せず、自然体での営業活動が可能になり、日々の営業活動への抵抗感がなくなります。

取引先からの信頼感

良い挨拶をすることで、「感じが良い人」「ちゃんとしている人」と思ってもらえ、その後の、こちら側の提案にも耳を傾けてもらいやすくなります。

信頼の土台を作るのは、派手なプレゼンではなく、丁寧な挨拶にあるということですね。

担当変更の挨拶は対面の方が良い理由

担当変更の挨拶を行う時、対面・メール・オンラインな手段を選ぶことができますが、筆者個人的に考えるのは”対面”の方が好ましいということです。

理由は以下の3つからなります。

・誠実さを与えられる
・相手がこちらのことを知りやすい
・上手く話せなくてもなんとかなる

誠実さを与えられる

ちょっと古いと言われてしまいそうですが、わざわざ足を運ぶ姿勢そのものが、誠実さの証となるのです。

これは取引相手の年齢が高いほどこの傾向が強いと言えます。

年齢が高い人は過去に同様の営業方法をした経験のある人が多く、電話やメールでは伝えきれない温度感が、直接顔を合わせることで伝わることをわかっています。

また、取引相手が会社の社長であるのであれば尚更です。

会社を一人で起こし、事業を軌道に乗せるまでは、地道な営業活動をやってきた経験を持っている人が少なくありません。

対面で挨拶をすることが相手からの信頼感を得ることに繋がるのです。

相手がこちらのことを知りやすい

顔・声・雰囲気など、対面では様々な情報を相手に伝えることができます。

取引先にとっても、「どんな人が来たのか」を掴みやすくなり、今後のやりとりに安心感を抱いてもらうことができ、取引も円滑に進めることができます。

また、逆にこちら側も取引先のことを知りやすく、「どう営業活動をしたら良いのか」などの詳細の情報を汲み取ることができるので、お互いに対面での挨拶で得られる情報は多いと言えます。

上手く話せなくてもなんとかなる

対面であれば、多少言葉につまっても、表情やボディーランゲージで補えます。

逆に電話やメールだと、言葉の選び方一つで誤解されることもあるので、”伝える”ことのハードルに関しては、対面の方が低いと言えるのです。

・上手く相手に情報を伝えることが苦手
・電話やオンラインで仕事ができる感を相手に与えられない

などと言う人には、対面での挨拶の方がやりやすいです。

ちなみに、筆者も同様のタイプで、対面の方が相手に自己紹介や人柄を伝えやすかったです。

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担当変更時の挨拶の文を作るポイント

担当変更時の挨拶文を考えるのは、簡単そうでめんどくさくなってしまいやすいです。

そこで、担当変更時に良い挨拶ができる挨拶文を作るポイントを紹介したいと思います。

①相手を気遣うクッション言葉を入れる
②「前任が大変お世話になりました」を入れる
③自己紹介を入れる

①相手を気遣うクッション言葉を入れる

例えば

・「ご多用のところ恐れ入りますが…」
・「突然のご挨拶で失礼いたします」
・「お忙しいところ大変申し訳ございません」
etc…

このような相手への敬意や配慮を忘れない一言を添えることで、相手に良い印象を与えることができます。

クッション言葉は初対面だからこそ、配慮が必要な人間関係の初期なので、忘れずに入れると良いです。

②「前任が大変お世話になりました」を入れる

取引先は「前の担当者との信頼関係」をベースにこちらを見ています。

まずその信頼関係に感謝を示すことが、前任者と取引相手に敬意を示すことであり、取引相手も「そこまで気が回る人なんだ」と印象を与えることができ、その後の仕事に良い影響を与えてくれるキッカケとなりやすいです。

③自己紹介を入れる

挨拶の時に、名前、部署、経歴の一部など、自分がどんな人間かを簡潔に伝えると良いです。

自分のことを知ってもらうことで、「この人はどう言う人なのか？」というのを取引先に知ってもらうことができ、その後の取引がしやすくなります。

「クッション言葉」→「軽い自己紹介」→「よろしくお願いします」

という流れが良いでしょう。

ただ、軽い自己紹介のところでまだ相手に伝えきれていない部分があれば、この挨拶の後にプラスで伝えると言う方法もアリです。

具体的な自己紹介の内容についてはのちほど詳しく紹介します。

自己紹介をするメリット

では、自己紹介の必要性はわかるけれど、実際の自己紹介の”メリット”ってあるのか？という疑問に対して、自己紹介のメリットを紹介します。

実は、自己紹介には3つのメリットがあるんです。

・相手に覚えてもらいやすくなる
・相手からの安心や信頼に繋がる
・話題作りのキッカケになる

相手に覚えてもらいやすくなる

名前や特徴を相手に伝えて、印象づけることで次回の訪問でも「○○さん」と名前を呼んでもらいやすくなります。

相手に名前を覚えてもらえるということは、良い関係性づくりには必要不可欠です。

知らない相手とは良い取引をしようと思いにくいですもんね。

自己紹介は自分のことを知ってもらうという点において良い話題なんです。

相手からの安心や信頼に繋がる

自己紹介の中で経歴や得意分野を伝えることで、取引先の「どんな人か分からない」という不安を和らげます。

取引先の不安を和らげることで、仕事の話をしやすくなるだけではなく、仕事とは少し関係のない人間関係の構築の際の互いの情報交換での会話にも役に立つのです。

相手を知ることで心の障壁が和らぎますからね。

話題のきっかけづくりになる

名前の由来や趣味など、少しパーソナルな情報を入れることで、その場の雰囲気が和らぎ、雑談のきっかけにもなります。

例えば

筆者は野球を学生時代にやっていたので、その話をしたところ、取引先の運営する野球チームに入ることになったという経験があります。

この経験で取引先との共通話題ができ、良好な関係を築くことに繋がりました。

このように自己紹介を担当変更時の挨拶に入れることで、取引先との良好な関係性づくりに繋がるのです。

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自己紹介のポイント

担当変更時の挨拶で自己紹介を入れる場合の、自己紹介のポイントをまとめてみました。

自己紹介を作る時に参考にしてみてください。

・名前の漢字や読みを丁寧に伝える
・由来や親の想いを一言添える
・これまでの経験を一言で伝える
・今後の意気込みを短く
・長くなりすぎない

名前の漢字や読みを丁寧に伝える

例えばこんな感じです

「“嶋”は“鳥”ではなく“山”に“鳥”の方です」

このように自分の名前について詳細に語ることで、名前を覚えてもらう助けになったり、相手から興味を持ってもらえるキッカケになります。

ちょっとユニークに解説したりするのもユーモアが取引先に良い印象として残るかもしれません。

由来を一言添える

例えばこんな感じです

「実は“信頼される人に”という意味を込めて名付けられたようです」
「昔のアニメキャラの名前が由来らしいです」

このように名前の由来を説明することで、取引先は興味を持ってくれるかもしれません。

特に「昔のアニメキャラの名前が由来」というのは、もし取引先がアニメを見ていたら興味を持つ可能性が高いです。

そこから話題を広げることができます。

これまでの経験を一言で伝える

「前職では製造業のお客様を中心に担当しておりました」など。

これまでの仕事内容や、どんな地区を担当していたかなどを言えば、そこから取引先は興味を持ってくれるかもしれません。

今後の意気込みを短く

「貴社に貢献できるよう、誠心誠意努めてまいります」

このように今後の仕事の意気込みを伝えることで、取引先に”熱量”や”やる気”といった前向きな印象を与えることができ、”信頼感”に繋がることが考えられます。

ただ、長くなりすぎずコンパクトにまとめることが適度なアピールになるので良いでしょう。

長くなりすぎない

自己紹介は長くなりすぎないことが肝心です。

ただ、簡潔すぎると相手に印象が残りずらいので、長すぎず短すぎない要点を絞った自己紹介が望ましいです。

要点は「名前」「名前の由来」「今までやってきたこと」など3つに絞ると相手に負荷なく情報を伝えることができます。

そして、あまり自分ばかり話してしまうと、一方的なコミュニケーションになってしまい、取引先との良好な関係を作ることが難しくなってしまいます。

お互いの情報を交換することが良い関係性を作る大切なポイントだと言うことを忘れないでください。

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担当変更時の挨拶例文

では、実際に担当変更時の挨拶の例文を2パターン紹介します。

今、担当変更の挨拶をどうしようか悩んでいる方は参考にしてみてください。

挨拶のみのパターン

ポイント

・最初にクッション言葉で配慮している
・担当変更した経緯を簡潔に伝える
・前任のお礼を伝える

挨拶＋自己紹介のパターン

ポイント

・クッション言葉を入れる
・自己紹介を簡潔に入れている
・今後の意気込みを簡潔に

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挨拶以外の話題

担当変更の挨拶をし終わったあとの話題作りは大変ですよね。

この項目では良好な関係を作るための話題を紹介します。

話題はこちら

①取引先にある本についての話題
②商談スペース内の気になる物について
③もっとやってほしいことを聴く
④業界の動向を伝える
⑤新しい提案物の紹介
⑥相手の持ち物に興味を示す
⑦前任から引き継いだことの確認

①取引先にある本についての話題

取引先にある本に注目すると話題が見つかります。

取引先においてある本はその担当の人や、会社の人が読んだ本が並んでいるわけであり、興味がある本という場合が多いのです。

人は自分が興味があることについて聞かれるとついつい話したくなってしまうのがサガです。

「〇〇さんのご著書、私も読みました。本の中の〇〇の考え方がとても印象的でした」

と、もし本を読んでいるのであれば興味のある一文を抜粋して伝えると相手も食いついてきます。

また、読んでいなかったとしても「どういう本なんですか」など本に興味を持った質問をすることで話題を作り出すことができます。

筆者も読書をしていてちょうど取引先に読んだ本があったので、それを話題にしたりしてコミュニケーションを図っていました。

商談スペースの気になる物に触れる

商談スペースにある自分が気になるものについて触れるのも話題になります。

・この絵、素敵ですね。どなたの作品ですか？
・良い椅子ですね。有名なブランドですか？

など、その場で気になることを聞くというのは、「御社に興味があります」というアピールにもなりますし、気になったものが珍しいものであれば、相手からどんどん話題が飛び出てくるかもしれません。

筆者もこの手法はよく使っており、興味深い話も聞くことができたりしました。

「もっとやってほしいこと」を尋ねる

「今、何かお困りのことや“もっとこうしてほしい”と感じておられることはございますか？」

という質問を取引先に投げかけることで、前任には言えなかったことを引き出すことができます。

また、取引先は単なる雑談と捉えられずらく、有意義な時間であると感じてもらうことができます。

この話題は今後の仕事にも影響することなので、おすすめな話題の一つです。

業界の最新情報を共有する

「最近、○○業界でもこのような動きがあるようです。御社ではどのように感じておられますか？」

このように、他の取引先やニュースから得た情報を取引先に提示し、取引先の状況を聞き出します。

これも有意義な会話だと感じてもらいやすく、今後の営業活動に役に立つ話題です。

この話題を始める時に注意することは、他社から得た情報を伝える時は詳細は伏せることです。

詳細を防ぐことで口が硬いことを印象付けることができるので、信頼感を損なわずに話題提供することができます。

新しい提案を持参する

これは最初の担当者変更の挨拶の時点では難しい話題ですが、取引先にとても役に立つ提案であればどんどんやっていくべきです。

取引先から役に立つ提案だと感じてもらえれば、信頼感も上げることができます。

相手の持ち物への興味

「そのペン、書きやすそうですね！どちらのメーカーですか？」

このように、取引先が使っている持ち物に対して興味を持つことで、相手のパーソナルな情報を聞き出すことができます。

さらに、自分が知らない領域のものであれば、見識を深めることにも繋がりますし、取引先は自分の興味のあることの話をしてくれて嬉しい気持ちになります。

その後の営業でも話題にすることができるので良好な人間関係の構築にも役に立ちます。

前任から引き継いだことの確認

「前任からは○○とお聞きしているのですが、変更などありましたら教えていただけますか？」

これは業務上の確認ですが、注意して話題として出さなければいけないものです。

なぜならば、取引先によっては「そんなのも把握してないのか」とマイナスに捉えてしまう人もいます。

この話題を出す前に徹底的にリサーチを行ってから話題として出すのが良いでしょう。

また、「情報共有に漏れがあったら大変申し訳ございませんが」というクッション言葉を入れるのもポイントです。

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挨拶以外の話題を話し始めるタイミング

基本的には「挨拶が終わったら」が目安です。

名刺交換→挨拶→自己紹介が済んだ後、「ところで…」と切り出すとスムーズです。

担当変更の挨拶の他に、要件があるのであれば、雑談をしてから本題に入るという順番が、相手の警戒心を解く上でも効果的なのでおすすめです。

挨拶に行く前の事前準備

担当変更の挨拶に行く前に事前準備も大切です。

以下の事前準備をする必要があります。

・前任者から連絡が必要な場合は事前に連絡してもらう
・共有漏れがないかの確認
・取引先の基本情報を把握

前任者から連絡が必要な場合は事前に連絡してもらう

取引先の中には「前任者から連絡が欲しい」というところもあります。

ですので、前任者から「近日中に新しい担当が伺います」と伝えてもらった上で、アポイントをとると、取引先にも不安を抱かせにくく、突然の訪問にならずスマートに担当者変更の挨拶の日程が決まります。

共有漏れがないかの確認

前任との引き継ぎ内容（進行中の案件、好み、注意点など）を念入りにチェックすることが大切です。

前項でも紹介しましたが、引継ぎがしっかりとできていないことを指摘してくる取引先もいます。

第一印象で悪い印象を与えないように、前任者との共有漏れはないかを今一度チェックすることが大切です。

取引先の基本情報を把握

業界・担当者名・過去の取引履歴・最近のニュースなど、取引先についての最低限の情報を頭に入れておくと担当者変更の際にスムーズに挨拶を済ませることができます。

また、事前に取引先の情報を知っておくことで、取引先からの突然の要望にも対応することができ、信頼感を上げることができます。

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担当変更の挨拶で気をつける事

担当変更の挨拶の時に気をつけた方が良いことがあります。

ここをおさえることで、取引先に失礼にならずに挨拶を行うことができます。

マナーを守る

名刺の渡し方、着座のタイミング、言葉遣いなどのマナーを外さない方が良いです。

一つ一つの行動を見ている取引先もいます。

相手に隙を見せないという意味でも、挨拶時のマナーはおさえておいた方が良いです。

ネガティブな表現を避ける

・自信はありませんが…
・前任よりもやります

といった自己否定や他者否定は控えましょう。

自己否定を言ってしまうと「大丈夫かな？」と相手に不安を抱かせてしまいます。

また、他者を陥れるようなマイナスなことを言うと、もし取引先が気に入っていた前任であれば「なんだこいつ」とマイナスな印象をもたれてしまうことになります。

全体的にネガティブな発言は控えた方が良いでしょう。

自分ばかり話しすぎない

自分ばかりが話していると、コミュニケーションにならず、良い印象を与えるどころか、悪い印象を与えてしまうことになります。

コミュニケーションは相互の情報のやり取りで成り立ちます。

自己開示をしつつ質問をうまく織り交ぜることが大切です。

ペーシングを意識する

話すスピードや雰囲気を相手に合わせることがペーシングと言われています。

相手のペースと合わせることで、親近感が生まれ、信頼感が生まれることに繋がります。

担当変更の挨拶でのQ＆A

最後に担当者変更の時の挨拶で思い浮かぶ疑問にお答えしました。

もし、同様の疑問が思い浮かぶようであれば参考にしてみてください。

前任から聞いていないことを言われたら？

「申し訳ありません、すぐに確認します。」と誠意を見せましょう。

対面でないとダメ？

理想は対面ですが、状況によってはオンラインや電話でも大丈夫です。ただし、印象を残す努力は必要です。

アポイントは必要？

基本は必要です。突然の訪問は相手の業務に支障をきたす場合があるからです。ただ、筆者は飛び込みで行くことが多かったです。

まとめ

今回は取引先へ担当変更の挨拶に行く時の”挨拶”と”話題”について紹介しました。

担当変更の挨拶は、営業活動の第一歩です。

ただの形式的なものではなく、関係構築の大きなチャンスでもあるんですね。

相手を思いやる言葉・姿勢・話題を意識し、誠実さを持って臨めば、取引先に良い印象を与え、その後の営業活動も円滑に回すことができます。

ぜひ参考にしてみてください。