相手が不快にならない商品発送時のメッセージを紹介します

小さいことにこだわることが時に大きな成果に繋がると考える、たくしん（X@takushinism）でございます。

仕事で顧客（お客様）に商品を送る時に、どんなメッセージを伝えれば良いのか？

そんな疑問はありませんでしょうか。

顧客への連絡をしっかりと行うことで、顧客からの信頼や安心を得ることに繋がります。

今回は「相手が不快にならない商品発送時のメッセージ」の作成方法について解説していきたいと思います。

皆さんのお役に立てば幸いです。

相手が不快にならない発送メッセージとは

「相手が不快にならない発送メッセージ」と聞いてもイマイチ、ピンとこないのではないでしょうか。

簡単に説明すると、「相手が不快にならないメッセージ」というのは、不安や不信感、疑問感に繋がらないメッセージをさします。

例えば…

「商品を送る」という行為は実は、顧客からの信頼を得る”チャンス”なのです。

「商品を送る」際の対応がしっかりとしていれば、再度、購入してくれたり、良い評判が流れるということにも繋がります。

実際に「相手が不快にならないメッセージ」をどう作成すればよいのか、ポイントと例を次の項目で解説していきたいと思います。

相手が不快にならないメッセージのポイント

「相手が不快にならないメッセージ」のポイントを掴むことで、自分でゼロから文を構成することができるようになります。

とっさの連絡でもポイントをおさえておけば、焦らずに商品の発送時に不快にならないメッセージを伝えることができ、相手からの信頼を得ることができます。

お礼の言葉を冒頭に

まずは、商品を購入していただいたことへの感謝と、直接、店や会社に足を運んでいただいたのであれば、来ていただいたことへの感謝を伝えます。

相手（顧客）の行為に対して感謝を述べることで、”丁寧さ”や”気配りしてくれている”といった良い印象に繋がります。

文章にボリュームを持たせ過ぎない

メールでも、電話でも、顧客に商品発送時のメッセージを伝える場合、内容が長すぎると「ん？なんのメールだろう？」と懐疑心や不安を助長することになってしまいます。

顧客からの不信感を防ぐためにも、可能な限り短い文が良いでしょう。

ある程度、要点を絞ることを意識すると目的や内容が伝わりやすい文章を作成することができます。

商品の発送準備ができたこと

商品の発送の準備ができたことを端的に伝えると良いです。

発送時の連絡の目的は、あくまでも「顧客に商品を発送することを伝える」ということなので、長すぎる前置きや、雑談などが入ると何が言いたいのか分からなくなってしまい、相手にも伝わらない可能性があります。

なので、簡単に「商品の発送の準備ができましたので、ご連絡させていただきます。」という連絡の目的を伝えたほうが良いでしょう。

もし自分だったらどんな情報がほしいのか考える

自分が買い物をした時に、会社や店から発送時になんて連絡がきたら嬉しいか考えると、おのずと必要情報が思い浮かびます。

「どんな情報がほしいのか？」思い浮かべることができない場合、自分の携帯のメールボックスに届いている商品発送時のメールをみてみてください。

顧客が求めていそうな情報がわかるようになります。

文中に顧客名を入れると良い

文中に顧客の名前を「〇〇様」などと入れることで、丁寧な連絡になります。

また、「ネームレター効果」という「自分の名前と関連する文字が入っていたら好感を抱く」という心理作用が期待できます。

顧客の名前を入れて文章を丁寧にしつつ、発送時の連絡自体に好感を抱いてもらうというのが目標です。

担当者名を書くとわかりやすい

主にメールなどのメッセージ式で連絡する場合にあると、顧客の安心に繋がります。

「誰からのメッセージなのか？」ということを相手に伝えます。

もちろん、誰からのメッセージなのかは差出人をみればわかりますが、連絡先を登録していない場合、誰からの連絡なのかわからないことがあります。

文の最後に「誰からの連絡なのか」を書くことで顧客に安心してもらうのが目的です。

いつ送るのかをあえて伝える

発送時の連絡ですので、言われなくても連絡した当日に送るということはわかると思います。

しかし、ここであえて伝えることで、顧客の安心に繋がるのです。

なぜならば、担当者がしっかりと明言することで発送することが明確になるからです。

「商品発送の準備ができたので発送します。」か「商品発送の準備ができましたので、本日発送します。」では文の明確さが違いますし、責任感が後者のほうが強いことが伝わるのではないでしょうか。

商品到着後の不安を解消する文言を入れる

通常であれば、商品を顧客に納めたら終わり。

というのが普通の流れでありますが、商品が届いた後にもし不具合や不明な点があったらどうでしょうか？商品を納めて終わり。

では、会社や店に連絡しても良いのか不安になります。

この不安を解消するための文言を文章中に入れることで、顧客の不安を解消し、信頼度を上げることができます。

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発送メッセージの例文

メールなどの文章で連絡をする際の例文と、電話で発送の連絡をする際の例文をそれぞれ紹介していきたいと思います。

「今、メッセージが必要なんだ！」という緊急性が高いときに活用してみてください。

文章で連絡する際の例文

電話で連絡する際の例文

電話はメールなどよりも、「相手に時間をさいている」という感覚を抱く人が多いです。

おそらく、メールはいつみても良い自分でコントロールしやすい連絡手段であって、対して電話は自分でコントロールできないからだと考えられます。

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さらに印象が良くなる発送時の連絡のコツ

前項で紹介した「相手が不快にならないメッセージのポイント」に併せて、さらに顧客からの印象が良くなる発送時の連絡のコツを紹介します。

さらに印象が良くなる発送時の連絡のコツは「相手がどんな情報をほしいのか」という考え方をもっと突き詰めるのがポイントになります。

さらに印象が良くなる発送時の連絡のコツ

配送伝票の問い合わせ番号を記載する

配送伝票に書いてある「問い合わせ番号」を記載することにより、もし、顧客が商品を受け取れなかった場合に荷物が今どこにあるのかという問い合わせを簡単にすることができます。

文中に「問い合わせ番号」の記載があれば、荷物を受け取れなかった際に、わざわざ店（会社）に問い合わせ番号を聞く手間が省け、顧客の負担が減り、顧客からの印象が良くなることに繋がります。

不安を取り除いてあげる1つの方法と言えます。

例）

もう一度、送り先住所を確認する

商品発送の連絡の際に、顧客の住所を再度、確認することで顧客が抱く「本当に届くかな？」という不安を解消する狙いがあります。

商品を送る方からみても、送り先を再度確認でき、”送り間違い”という自体を未然に防ぐことができます。

特に、個人の顧客の場合、引っ越している可能性もかなり少ないですがあるので、確認するに越したことはありません。

店（会社）の情報を文末に入れる

主にメールなどのテキストで発送連絡を行う際に、文末に店（会社）の情報を入れることで、「どこからきたメールなのか？」「折り返すアドレスはどれか？」といったことが明確になります。

これにより、丁寧さを感じることができ、顧客からの信頼度を上げることに繋がるでしょう。

店（会社）の情報は…

最低限これらの情報を入れると安心です。

例）

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発送時の連絡をする際の注意点

発送時に連絡を行う際に注意しておきたいポイントがあります。

顧客とのやり取りを再確認する

商談時に顧客より「配送時の連絡はいらない」と言われており、誤って連絡をしてしまった場合、店（会社）の信頼度に影響してしまうかもしれません。

顧客はしっかりと店（会社）に伝えていたにも関わらず反映されていないとなれば、

という懐疑心を抱く原因になってしまいます。

発送の連絡を行う際は必ず、商談時のやり取りを振り返ると安心です。

連絡するタイミングを考える

連絡を行うタイミングは大切です。

例えば、顧客が会社員の場合、会社にもよりますが、昼の12時〜14時くらいが休憩の時間です。

休憩時間はプライベートな連絡を見返せるほど時間的に余裕が生まれます。

そのタイミングで発送のメッセージを送ることによって、顧客は連絡をちゃんと受けることができ、仕事の邪魔にもなりにくいです。

小さな配慮ですが、この小さな配慮が顧客から店（会社）への信頼に繋がります。

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発送時の連絡を丁寧に行うことで起こること

発送時の連絡を丁寧に行うことで起こることがあります。

発送時のメッセージを丁寧に、かつ、親切心をもって行うことで、安心して買い物をすることができるからです。

「何も連絡がない」「連絡が来ても無愛想」という店（会社）からは買い物をしたいと思いにくいです。

いくら良い商品を売っていても、連絡が不安定という理由で、購入してくれる確率が下がってしまう可能性があるのです。

リピートに繋がる

顧客が店（会社）に対して、安心感や好感度を抱くことで、「もう一度買おう」という思いが働き、商品購入のリピート（再購入）に繋がります。

商品発送時の連絡をしっかりと、丁寧に行うことによって、顧客の安心感や好感度を上げることに繋がります。

顧客からお礼を言われる

これは実際に私が経験したことです。

商品の発送以前に、顧客（お客様）から聞いた要望を忘れてしまい、顧客（お客様）に迷惑をかけてしまいました。

その後、不具合のない商品を送る際に、今回紹介したポイントをおさえたメッセージを作成し、顧客（お客様）と連絡をとりました。

すると、顧客（お客様）より「親切、丁寧にご対応していただきありがとうございます。」とお礼をお言葉をいただきました。

この経験から、ミスをした後だけではなく、普段の連絡も丁寧に行うことが顧客（お客様）から感謝されるために大切なんだと、気づくことができたのです。

まとめ

今回は「商品発送時に相手（顧客）が不快にならないメッセージの作成方法」を紹介していきました。

まとめると…

もしも、商品を発送するような場面になり、顧客（お客様）にどんな連絡をしたら良いのか分からなくなってしまったら参考にしてみてください。

以上

たくしんでした