新人が仕事を要領良くこなすための優先順位のつけ方【図解】

筆者や。

会社に新人として入社し、いざ仕事が始まったら、研修では教わらなかったことが発生してあたふたしたり、多くの仕事を一気に任せられて、「一体何から取り掛かったら良いのか分からずに仕事をしていたら仕事が遅い！と怒られた」なんて出来事ありませんか？

ですが、新人で仕事の優先順位をつけられずに、仕事が要領よく終わらない。なんてことは、なんらおかしなことではありません。

何せ、まだ入社して1年、2年と経っていない、まだまだ取り組んでいる仕事を把握していない時期なんかに質が高い仕事の優先順位付けなんかできるはずもないのですから。

ただ、仕事の優先順位付けを知ることによって、想像よりも早く仕事を要領よくこなせるようになることはできます。

今回は、新人でも仕事の要領が向上する「優先順位のつけ方」を図解を用いて解説していきたいと思います。

この記事でわかること

仕事の優先順位をつけることで

仕事の優先順位をつけることで、「仕事効率がアップする」だけではありません。

「優先順位をつける」ことを意識するだけで、一つ一つの仕事の重要度が見えてきます。

仕事の重要度を知ると言うことは、「上司からの指示の背景を予想する」ことにおいて非常に役に立ちます。

例えば

もちろん、すべて大事な業務ではありますが、優先順位をつけると以上のようになります。

そして、「上司の指示の背景を読むこと」というのは、この場合、”企業のビジョンに着眼すること”です。

仕事に優先順位をつけるという意識を常にもつことで、このように上司からの指示の背景に何があるのか？ということを予想し、仕事の重要度を測ることができます。

これができれば、重要度の高い仕事をしっかりとこなすことができるようになるのです。

仕事の優先順位のつけ方

それでは早速、「仕事の優先順位のつけ方」をお伝えしたいと思います。

仕事の優先順位を決めるには“マトリックス”の表を用いることが良いです。

図を用いて解説します。

こちらの表を御覧ください。

このように「緊急度」と「重要度」を高低で十字上に分けています。

「緊急度が高い」「重要度が高い」
「緊急度が低い」「重要度が低い」

図をみると４つのエリアがあると思います。こちらに、仕事を割り振っていきます。

こうすることにより、仕事が可視化され、頭の中が整理することができ、仕事の優先順位が立てやすくなるという仕組みです。

それでは、表を使って各エリアの解説をしていきたいと思います。

①について

“緊急度”が高く、“重要度”が高いエリア。

仕事の期日が迫っており、かつ、売上などの仕事の成果に直結する仕事です。最優先して取り組みたいものです。

②について

“緊急度”が低いが、“重要度”が高いエリア。

仕事の期日はまだ余裕がありますが、売上や仕事の成果に直結する、または、成果が大きいものです。

実はこのエリアにあるものはとても重要になります。

重要な理由は仕事の成果や日々の生活に大きく影響してくるものだからです。

売上や仕事の成果だけではなく、自分磨きや人間関係の形成といった、仕事や日々の生活に欠かせないものがこのエリアには入ってきます。

つまり、成果に間接的につながるものをこのエリアに入れるということになります。

③について

“緊急度”が高く、“重要度”が低いエリア。

突然投げられた仕事だったり、問い合わせの電話などが該当します。

優先順位的には低め。

④について

“緊急度”が低く、”重要度”も低いエリア。

あまりやる必要のない仕事や時間があればやると良いことが該当します。

優先順位は一番低いです。

仕事の優先順位を分ける具体例

実際に優先順位を表で分けるとして、どんな仕事をどう分ければ良いのか疑問に思うかもしれません。

そこで、表のエリアごとに具体的な仕事例を取り上げてみたいと思います。

あくまで、筆者の仕事を取り組んでいた時の優先順位なので、ここは今取り組んでいる仕事と照らし合わせてみて参考にしてみてください。

自分なりにアレンジすると良いです。

緊急度と重要度それぞれの例

仕事の優先順位を分けるときは、紙を使うととてもわかりやすいです。

書くという行為は頭にも入りやすいので紙にマトリックス（優先順位の表）を書き、前項を参考に仕事を割り振っていきます。

実践した感想

実際に筆者はこの優先順位の決め方を社会人になりたての新人の頃、初めて配属された営業部署の上司から教えてもらいました。

その頃はほんとに毎日嵐のように新しいことが自分に降り掛かってくるのでバタバタして仕事の優先順位どころじゃありませんでした。

そんなときに教えていただいた優先順位のマトリックスがとても役に立ちました。

今回紹介したとおりのように、やることが可視化され、頭の中が整理され仕事の効率があがりました。

そこで、筆者が実践していた方法を紹介したいと思います。

実践方法

朝一番に大きな紙にマトリックスの表を書いて、一日の仕事をマトリックスの表の横に書き出して一つずつ優先順位のエリアに書き出していました。

この時、もちろん最初から的確な仕事の割り振りができたわけではありません。

毎日、優先順位の表を振り返って「この仕事は優先順位が高かった」「これは必要なかったな」など仕事の重要度を確認するようにしました。

すると、だんだんと仕事の優先順位の割り振りがうまくなって、さらに業務効率も上がってきました。

”大きな紙”はA4のレポート用紙です。

これがみやすくて、やることを管理しやすいので重宝しました。

ちなみに今も使ってます。

仕事の優先順位を決める時のポイント

仕事の優先順位を決める方法はなんとなく理解いただけたでしょうか？

もう一つお伝えしなければならないことがあります。それは、仕事の優先順位を決める時におさえておきたいポイントです。

仕事の優先順位を決める時のポイントは以下です。

1　最初は上司・先輩に仕事の重要度を確認する

新人のうちは仕事のことを熟知している先輩や上司に仕事の重要度を確認することが一番安全な方法です。

右も左もわからない状態で「仕事の優先順位をつけて効率的に取り組んで！」と言っても無理な話です。

まずは、先輩や上司に確認してから自分で優先順位を決めていくのが確実でもあり、仕事の重要度を知る機会になります。

2　最初はとりあえず全ての仕事は優先順位①

最初はとりあえず全ての仕事は①の優先順位でも大丈夫です。

日々、「仕事に優先順位をつけよう」と意識をしていれば、１日ごとになんの仕事が優先順位が高いか低いかわかるようになります。

なので、始めは何でも最優先事項にして仕事に取り組むのが一つのやり方です。

ただ、ここで大切なのは、日々自分が紙に書いた優先順位を見返すことです。

見返して、「これは優先順位③だったな」「これは②だったな」と再度、仕事を振り分けてみてください。

このように一日の締めくくりに自分でたてた仕事の優先順位を見直すことで、次第に仕事の重要度が見えてきます。

これはすぐにはできないので、毎日コツコツ続けることが大切です。

3　上司や先輩からの指示には迅速に対応

優先順位が自分でうまくできるようになっても先輩や上司の指示には迅速に対応するのが吉です。

先輩や上司からの仕事の指示自体の中身の優先順位が低くても先輩や上司からの指示は優先順位の②「緊急度は低いが重要度が高い」の「人間関係の形成」に該当するので、迅速に対応するのが吉です。

迅速に対応することで「ちゃんと仕事をしてくれる」という信頼を積み上げることにも繋がります。

4　自分のキャパを知る

新人のうちは自ら、分からなくても仕事の優先順位を決め、仕事に取り組みながら「自分はどれだけ仕事ができるのか」という自分の中の仕事処理能力を知ろうとすることが後々、仕事をコントロールするのに役立つのです。

お酒と一緒ですよね。

一度「自分ここまでしか飲めないかも」と知っておけば、お酒の飲む量をコントロールすることができ、お酒の失敗をせずに済む。

まさに、仕事の優先順位づけの時のポイントと一緒で、「自分がどらだけ仕事を抱えられるか？」ということは、一度、自分できると思う限界まで取り組むことが、仕事のキャパを知り、キャパを管理するための優先順位づけができるようになると言うことです。

また、仕事をある程度コントロールできれば、心身の健康管理も容易になります。

5　上司や先輩への質問は工夫する

上司や先輩に質問するときは質問の仕方を工夫すると吉です。

筆者は自分が忙しくても忙しくないふりをしてそつなくこなすことが格好良い仕事人と考えているので本意ではないですが、上司や先輩は仕事量が多く忙しんですって。

なので、一つの思いやりとして質問の仕方を工夫することが良いのではないでしょうか。

まぁ筆者は、上司や先輩は新人よりも早く入っている分、仕事を理解しているんだし、文句言わずに新しい子には手取り足取り教えてやれよ。と忙しいアピールして質問しにくくしている上司や先輩に対して思ってしまうのですが。

その他の仕事の質と早さを向上させる方法

”優先順位をつける”ということ以外にも、仕事の質と早さを向上させる方法はあります。

ここでは、優先順位をつける以外の方法を紹介していきます。

参考にしていただいて、新人だけど「仕事の要領が良い」という印象を与えるときの役に立ててください。

ToDoリストを作る

取り組もうとしている仕事のやることリストのことを「ToDoリスト」と言います。

このリストを作ることで、「やらないといけない仕事」を忘れることがなくなります。

仕事で失敗しがちなのは、「お願いしていた仕事終わった？」と上司に言われた時に、頼まれていた仕事を忘れてしまっていた時です。

このような仕事の”漏れ”がないように、やることリストを作るのです。

おすすめは、「ToDoリスト」を前日に作っておいて、当日の朝に見直して決定するというルーティンです。

業務をカテゴライズする

業務をカテゴリーごとに分けてから、まとめて取り組むと仕事効率が上がります。

カテゴリーに分け、カテゴリーごとに取り組む仕事術を筆者は「仕事のカテゴライズ」と呼んでいます。

例えば

このように同じ業務を一気に集中して行うことで、仕事を終える時間が早くなり、仕事効率が上がります。

一回一回、工程を終えてから次の工程にいくように仕事に取り組んでいる人は、ぜひ仕事をカテゴライズして、一気に終わらせるように取り組んでみるのはいかがでしょうか。

自分の中で”基準”をもつ

仕事の質を上げるには「自分の中で”基準”をもつ」ということが大切になってきます。

これはどういうことかといいますと

例えば

このように自分の中で基準がしっかりと確立できていれば、仕事の取捨選択を行うことに繋がり、仕事の効率と質が上がります。

そして、基準が明確であれば、行動に説得力が増し、周囲からの信頼を得ることにも繋がります。

ポモドーロテクニックを使用する

ポモドーロテクニックとは、時間管理術の一つで、「仕事効率の向上」「集中力を維持すること」などに有効な手段として有名です。

ちなみに「ポモドーロ」というのは、イタリア語で”トマト”ということであり、この時間管理術を提唱したFrancesco Cirilloさんが使っていたトマト型のタイマーから名付けられています。

この時間管理術の中身としては

注意点としては、

このように業務に取り掛かる時間を管理することで、「自分がどれだけ業務に時間を割いているのか」「どれくらいで業務を終えられるのか」というのも明確になります。

すぐに取り掛かっても効果は高いと思いますが、長い目でみても、仕事ひとつひとつに取り掛かる時間を知ることができるため、業務改善や自分の仕事のキャパを広げるために最適な方法といえます。

もっと詳しく知りたいという方は以下の記事も参考にしてみてください。

参考：Asana　ポモドーロテクニックとは？仕事の生産性を上げる時間管理術

まとめ

今回は会社に入ったばかりの新人でも要領よく仕事に取り掛かることができる”優先順位のつけ方”をしょうかいしました。

今回紹介した優先順位のマトリックスはあくまでも例です。

読者のみなさんが今取り組んでいる仕事の中で重なる業務がなかったかもしれまんせん。

ですが、大切なのは、「日々の仕事の優先順位を常に考えること」です。

この意識があるだけで、何も考えず頼まれた仕事をしようとするよりも、はるかに早い段階で、自分で仕事の優先順位をつけることができ、新人でも要領よく仕事をこなせるようになります。

もう一度今回のポイントを振り返ってみましょう。

仕事の優先順位に関しては、以上のようにできなくても少しずつ取り組んでみてください。

さらに、優先順位をつける時に大切なポイントは以下です。

これらのポイントをふまえて、仕事の優先順位をつけ、「新人でも要領が良い」という印象を周囲に与えられるよう無理せず頑張ってください。

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