【新入社員】周りと差をつける仕事の優先順位の決め方

新社会人になり、いよいよ配属も決まり、本格的に仕事が始まる！そんな時、「あれ？仕事の優先順位ってどうやってつければ良いんだ？？」と疑問に思うこと、ありませんか？

せっかく社会人として仕事に取り組めると思ったのに、想像以上にやること、覚えることが多すぎる…新社会人は新しい情報がシャワーのように降ってきますから心身ともに辛い期間でもあります。

そんな本格的に仕事が始まった新入社員の方にちょっとしたコツを解説したいと思います。

そんな疑問やモヤモヤを解決するために「周りと差をつける仕事の優先順位の決め方」というテーマですすめていきたいと思います。

少しでも本記事が皆さんのお役に立てることを祈って。

仕事の優先順位の決め方

早速結論からお伝えしたいと思います。

仕事の優先順位を決めるには“マトリックス”の表を用いることがおすすめです。

こちらの表を御覧ください。

「緊急度」と「重要度」を高低で分けています。

「緊急度が高い」「重要度が高い」
「緊急度が低い」「重要度が低い」

図をみると４つのエリアがあると思います。こちらに、仕事を割り振っていきます。

こうすることにより、仕事が可視化され、頭の中が整理することができ、仕事の優先順位が立てやすくなるという仕組みです。

それでは、表を使って各エリアの解説をしていきたいと思います。

①について

“緊急度”が高く、”重要度”が高いエリア。

仕事の期日が迫っており、かつ、売上などの仕事の成果に直結する仕事です。最優先して取り組みたいものです。

②について

“緊急度”が低いが、”重要度”が高いエリア。

仕事の期日はまだ余裕がありますが、売上や仕事の成果に直結する、または、成果が大きいものです。

実はこのエリアにあるものはとても重要になります。

重要な理由は仕事の成果や日々の生活に大きく影響してくるものだからです。

売上や仕事の成果だけではなく、自分磨きや人間関係の形成といった、仕事や日々の生活にかかせないものがこのエリアには入ってきます。

つまり、成果に間接的につながるものをこのエリアに入れるということになります。

③について

“緊急度”が高く、”重要度”が低いエリア。突然投げられた仕事だったり、問い合わせの電話が該当します。

優先順位的には低め。

④について

“緊急度”が低く、”重要度”も低いエリア。

意味のない仕事や全く持ってやる必要のないことが該当します。優先順位は一番低いです。

仕事の分け方

実際に優先順位を表で分けるとして、どんな仕事をどう分ければよいのか疑問に思うかもしれません。

そこで、表のエリアごとに具体的な仕事例を取り上げてみたいと思います。

参考にしてみてください。

緊急度と重要度それぞれの例

仕事の優先順位を分けるときは、紙を使うととてもわかりやすいです。

書くという行為は頭にも入りやすいので紙にマトリックス（優先順位の表）を書き、前項を参考に仕事を割り振っていきます。

実践した感想

実際に私はこの優先順位の決め方を社会人１年目の初めて配属された営業部署の上司から教えてもらいました。

その頃はほんとに毎日嵐のように新しいことが自分に降り掛かってくるのでバタバタして仕事の優先順位どころじゃありませんでした。

そんなときに教えていただいた優先順位のマトリックスがとても役に立ちました。

今回紹介したとおりのように、やることが可視化され、頭の中が整理され仕事の効率があがりました。

そこで、私が実践していた方法を紹介したいと思います。

実践方法

朝一番に大きな紙にマトリックスの表を書いて、一日の仕事をマトリックスの表の横に書き出して一つずつ優先順位のエリアに書き出していました。

この時、もちろん最初から的確な仕事の割り振りができたわけではありません。

毎日、優先順位の表を振り返って「この仕事は優先順位が高かった」「これは必要なかったな」など仕事の重要度を確認するようにしました。

すると、だんだんと仕事の優先順位の割り振りがうまくなって、さらに業務効率も上がってきました。

仕事の優先順位を決める時の注意点

仕事の優先順位を決める方法はなんとなく理解いただけたでしょうか？

もう一つお伝えしなければならないことがあります。それは、仕事の優先順位を決める時の注意点です。

仕事の優先順位を決める時の注意点は以下です。

1　最初は上司・先輩に仕事の重要度を確認する

最初は仕事のことを熟知している先輩や上司に仕事の重要度を確認することが一番安全な方法です。

右も左もわからない状態で「仕事の優先順位をつけて効率的に取り組んで！」と言っても無理な話です。

まずは、先輩や上司に確認してから自分で優先順位を決めていくのが確実でもあり、仕事の重要度を知る機会になります。

2　最初はとりあえず全ての仕事は優先順位①

最初はとりあえず全ての仕事は①の優先順位でも大丈夫です。

日々、「仕事に優先順位をつけよう」と意識をしていれば、１日ごとになんの仕事が優先順位が高いか低いかわかるようになります。

なので、始めは何でも最優先事項にして仕事に取り組むのが一つのやり方です。

3　上司や先輩からの指示には迅速に対応

優先順位が自分でうまくできるようになっても先輩や上司の指示には迅速に対応するのが吉です。

先輩や上司からの仕事の指示自体の中身の優先順位が低くても先輩や上司からの指示は優先順位の②「緊急度は低いが重要度が高い」の「人間関係の形成」に該当するので、迅速に対応するのが吉です。

迅速に対応することで「ちゃんと仕事をしてくれる」という信頼を積み上げることにも繋がります。

4　自分のキャパを知る

仕事の優先順位を決め、仕事に取り組みながら「自分はどれだけ仕事ができるのか」という自分の中の仕事処理能力を知ろうとすることが後々、仕事をコントロールするのに役立ちます。

仕事をある程度コントロールできれば、心身の健康管理も容易になります。

5　上司や先輩への質問は工夫する

上司や先輩に質問するときは質問の仕方を工夫すると吉です。

筆者は自分が忙しくても忙しくないふりをしてそつなくこなすことが格好良い仕事人と考えているので本意ではないですが、上司や先輩は仕事量が多く忙しんですって。

なので、一つの思いやりとして質問の仕方を工夫することが良いのではないでしょうか。

まぁ筆者は、仕事わかるんだし、文句言わずに新しい子には手取り足取り教えてやれよ。と思ってしまうのですが。

仕事で役立つ「先輩・上司への質問の仕方」はこちらで詳しく解説しています。

まとめ

社会人になりたてで、研修はしたけど実務が全くわからない。

そんな状況で「仕事に優先順位を立てて効率的にやりましょう！」と言っても難しい話だとは思います。

ですが、もし、

そんな野心をお持ちの人にはぜひ、仕事の重要度を意識して取り組んでもらえれば良い結果が出るのではないかなと思います。

記事のまとめは以下となります。

今回の記事が少しでもお役に立てば幸いです。

以上

たくしんでした