「他の人から連絡先を聞いて連絡した」の失礼のない言い方

筆者です。

仕事の中で、「取引先や上司などから他者の連絡先をもらわないといけない時」ってありませんか？

そんな時、気になるのは「他の人から連絡先をもらって連絡した」ことをどう相手に失礼のないように言えば良いのか？ということです。

ですが、そもそも「相手の連絡先を他人からもらっても良いものなのか？」という部分についても気になるものです。

今回は、「他の人から連絡先をもらって連絡した」の失礼のない言い方と、「そもそも仕事上、他者から連絡先をもらっても良いのか？」という疑問について解説していきたいと思います。

実際に筆者も仕事の中で同じ場面に出くわしました。

実際の例文も用意していますのでぜひ参考にしてみてください。

この記事でわかること

・仕事上で使える失礼のない言葉遣い
・人伝えで連絡先をもらっても良いとなりやすい場合
・他の人から連絡先をもらう手順

まず他者から連絡先をもらうのは良いのか？

そもそも、「他の人から連絡先をもらった」と取引先や上司などの仕事関連の人に伝えるのは良いのか？

という問題ですが、これは筆者が考えるに

「状況にもよりけりだが、”基本は”良くない」

というのが答えです。

ブラウザバックしようとした方、ちょっと待ってください。

人伝えに連絡先をもらい、そのことを相手に言って連絡をすることは、完全にダメというわけではありません。

”基本は”良くないというだけで、相手に言っても良い場合はあります。

ですので、今回は、「相手に言っても良い」ということを前提に「他の人から連絡先を聞いて連絡した」ということを、相手に失礼にならないようにどう言えばよいのかということを解説していきます。

ただ、まずは、なぜ連絡先を他の人からもらってその旨を伝え相手に連絡をすることが”基本的に”良くないのか、それは、いくつかの懸念点があるからです。

他の人から連絡先を聞いて連絡する時の懸念点

「他の人から連絡先を聞いて連絡する時」にはいくつかの懸念点があります。

この懸念点をふまえて、連絡をするのかしないのかをまずは考えてみてください。

・連絡をする相手から警戒される
・連絡をする相手へ不安感を与える
・連絡先を教えた人の信頼度が下がる
・第一印象の挽回に労力がかかる
・そもそも聞いた連絡先が正しいかわからない

連絡をする相手から警戒される

「他の人から連絡先を聞いて連絡した」と相手に伝えることは、相手に警戒心を抱かせてしまいます。

・誰に聞いたんだろう？
・この人は誰だろう？
・信頼できる人かな？
・詐欺じゃないかな？

このような警戒心を生みます。

この警戒心を抱かせないためにも、”状況”と”言い方”に気をつける必要があります。

連絡をする相手へ不安感を与える

連絡する相手へ警戒心だけではなく、”不安感”も抱かせてしまいます。

・大丈夫だろうか？
・個人情報がどこからか漏れているのではないか？

”状況”や”言い方”に気を配らなければ、このような不安感を与えてしまい、その後の仕事のやり取りにも尾を引き、仕事が円滑に回らなかったり、うまくいかなかったりと、良くない影響を与えてしまうかもしれません。

連絡先を教えた人の信頼度が下がる

「他の人から連絡先をもらって連絡した」という”言い方”に気をつけなければ、連絡をしてきた人のみならず、連絡先を渡した人の信頼度が下がってしまいます。

例えば社内であれば、「担当を引き継いだ時」なんかで起こりやすいです。

前任の担当していた取引先の連絡先をもらって、担当変更の連絡をしようと連絡したら、言い方を間違えてしまい、前任の信頼度が下がってしまい、会社そのものの信頼にも影響してしまうことなんかになりかねません。

第一印象の挽回に労力がかかる

「連絡先を聞いて連絡した」という言い方がうまくできず、相手に警戒心や、不安感を与えてしまった時、その後、相手が察してくれてなんとか連絡が続いたとしても、第一印象が悪かったという出来事は変わりません。

その悪い第一印象を挽回するにはかなりの労力が必要になります。

信頼をマイナスから積み上げなければいけなくなってしまう可能性があるのです。

そもそも聞いた連絡先が正しいかわからない

そもそも、たとえ、前任からの引き継ぎだからといって、聞いた連絡先が正しいのかはわかりません。

もしかして、相手の連絡先が変わっているかもしれません。

連絡をする前に、連絡先を聞く相手に詳細を聞くことが必要になります。

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「連絡先を聞いて連絡した」の失礼のない言い方

懸念点をお伝えし終わり、それでも「連絡が必要だ！」という方に向け、今回のテーマである「他の人から連絡先を聞いて連絡した」ということを、相手に失礼のないように伝える言い方を紹介します。

失礼にならない言い方のポイント

・”謙譲語”に気をつける
・何の用件で連絡したのか明確にする
・紹介者を明らかにする
・突然の連絡に謝る

”謙譲語”に気をつける

”謙譲語”に気をつけて文章を組み立てるのが良いです。

「他の人に連絡先を聞いて連絡した」という文章であれば、”他の人”が同じ会社の同僚だった場合、「連絡先を聞いて」という部分に、謙譲語表現を使うのは適切ではありません。

なぜならば、”身内”だからです。

謙譲語表現は目上の人などに、へりくだる時に使います。

身内にはへりくだる必要はありません。

この文章の中で謙譲語表現にするべきなのは、「連絡した」という部分です。

ここは、「ご連絡させていただきました」にします。

これは「相手」に向けた言葉ですので、「ご〜いただきました」という謙譲語表現を用います。

文章のこの部分は”誰に”向けたものなのか？を考えて文章構成をしてみてください。

何の用件で連絡したのか明確にする

人伝えで連絡先を聞いて、相手に連絡をする時、相手が不信感を抱くポイントの一つとしてあるのが、「何の用件で連絡したのかが不明である」という点です。

「他の人から連絡先を聞いて、連絡させていただきました、よろしかったでしょうか？」

ついついこのような連絡先をもらってから相手に許可を求める文章を送りがちですが、この文章では一体なんの用件で連絡先をもらうに至ったのかわかりません。

これでは、相手も不信感を抱いてしまいます。

言い方としては「〇〇の用件で至急、〇〇さんから連絡先をもらい連絡させていただきました。」と、用件を冒頭にもってくることで、相手に不信感を抱かせずに言うことができます。

紹介者を明らかにする

前項で紹介した例文に入っていますが、「誰から連絡先を聞いたのか？」というのを明確にすることで、相手に不安を与えないで「連絡先をもらって連絡した」ということを伝えることができます。

「誰から連絡先をもらったのか？」ということが不明確だと、相手は「どこから個人情報が漏れたのか？」という不安を抱くことになります。

前項で紹介した例文のように、必ず「誰から連絡先をもらったのか」を明記しましょう。

突然の連絡に謝る

・相手から直接連絡先を聞かずに連絡したことについて
・相手の都合を聞かずに連絡してしまったことについて

この2つの意味を込めて、相手への連絡をする文章に”謝り”の文章を入れたほうが良いでしょう。

・突然のご連絡大変失礼いたします。
・お忙しい中大変申し訳ございません。

このような文章を冒頭に入れることで、相手へ”配慮している”という印象を与え、少しでも人伝えで連絡先をもらったことに対して申し訳ない感を出します。

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「連絡先を聞いて連絡した」の例文

次に、以上のポイントをふまえた、例文を紹介します。

実際に今「どう連絡をしようか」と悩んでいる時に活用してみてください。

取引先やお客様に送る場合

メールやチャットで送る場合

LINEで送る場合

電話で伝える場合

上司へ言う時

メールやチャットで送る場合

LINEで送る場合

電話で伝える場合

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他の人から連絡先をもらって良いとなりやすい場合

今回の記事の冒頭で「状況にもよりけりだが、”基本は”良くない」とお伝えしましたが、ここでの”状況”というのは、どんな状況であるか、解説します。

人伝えに連絡先をもらい相手に連絡をする行為が良いとされやすい場合は以下のとおりです。

・緊急性の高い場合
・紹介者が信頼されている場合
・事前に紹介者から話を聞いていた場合
・相手から希望されている時

緊急性の高い場合

仕事上で緊急性の高いときは、人伝えで連絡先をもらって連絡をしても問題ないことがあります。

・急な対応が必要になった時
・仕事に支障をきたしてしまう場合
・手に負えないことがあった時
・連絡先を知らない相手に関する重要事案が発生した時

など緊急性が高いことが起こった時には相手に不信感を持たれずに連絡をすることができることがあります。

紹介者が信頼されている場合

連絡先をくれた紹介者が、相手に信頼されている場合は、人伝えに連絡先をもらったことを言ったとしても、不信感を抱かれにくいです。

信頼されている紹介者は、相手と良好な信頼関係を作れていることで、これが実現します。

ただし、この時に注意しないといけないことは、紹介者の信頼を損なうような連絡の仕方をしないことです。

あなたの行為はあなた自身のみならず、紹介者の信頼にも直結します。

相手に連絡をする際は細心の注意が必要です。

事前に紹介者から話を聞いていた場合

事前に、連絡先を紹介した人が、相手に「〇〇（あなた）に連絡先を教えたので、後ほど連絡が来ると思います。」と相手に伝えているのであれば、人伝えに連絡先をもらい連絡をしたということを言っても相手に不信感を抱かせにくくなります。

相手に連絡をする前に、連絡先を紹介してくれた人に「連絡先を〇〇さんから聞いたことって、相手は知っていますか？」と確認すると良いです。

相手から希望されている時

そもそも、相手から「あなたから連絡が欲しい」と希望されている場合は、相手が不信感を抱いてしまうといった懸念点はないに等しいです。

相手からの希望なのに「どこから連絡先が漏れたんだ！」と言われたら意味がわかりませんもんね。

この場合は、相手の連絡先を持っている人から「相手があなたの連絡先をほしいと言っているんだけど、良いかな？」といった声をかけられることが多いです。

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他の人から連絡先をもらう手順

最後に、もし、仕事上で他の人から相手の連絡先をもらう時の手順をお伝えしたいと思います。

ぜひ参考にしてみてください。

前任から取引先の連絡先をもらう場合

社内の人から用がある社内の人の連絡先をもらう場合

まとめ

仕事上、「人伝え」に連絡先を聞いても良いのか？という疑問に遭遇することが多いです。

筆者も担当変更の機会があったときや、部署が変わった時にこのような出来事がありました。

ただ、この疑問が生じた時に、焦って対応する必要はありません。

基本的に人伝えで連絡先を聞いて連絡をすることは、相手に悪い印象を与えてしまう懸念点がありますが、懸念点が生じないシチュエーションも言い方もあります。

もし、このような場面に遭遇したら冷静になって対応することで、相手に不信感を抱かせずに、連絡を取ることができます。

参考にしてみてください。

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