仕事で上司から”こそあど言葉”で指示される時の対処法

日々働いている中で、上司とのやり取りは時に難しさを感じます。

中でも、仕事で上司から指示を受ける時に「こそあど言葉」を使って指示を受け、的確に指示に答えられず、怒られたり、呆れられたりするときはありませんか？

果たして自分が悪いのか、それとも曖昧な指示をした上司が悪いのか。

分からなくなってしまうものです。

今回は、”こそあど言葉”で曖昧な指示を受けた時の対処法を解説していきたいと思います。

この記事で、よく曖昧な指示をする上司から受けるストレスを解消していただければ嬉しいです。

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”こそあど言葉”で指示を受けた時の心の持ちよう

上司から”こそあど言葉”つまり、指示代名詞で指示を受けた時は、何を言っているんだ？となってしまいがちです。

さらに厄介なことに、上司からのこそあど言葉を使った指示に的確に答えなければ、上司から怒られる、怪訝そうにされるといった行動を取られる可能性があり、”こそあど言葉”で形成された指示は、職場のストレスの原因となるものといっても過言ではない問題視しなければいけない現象といえます。

そんな、ストレスの原因となる”こそあど言葉”の指示を受けた際の「心の持ちよう」を解説します。

現状で、”こそあど言葉”指示の被害にあわれている方が少しでもストレスの緩和ができれば幸いです。

”こそあど言葉”で指示を受けた時の心の持ちよう

• 一旦落ち着く
• 自分も上司も責めない
• 分析する視点に切り替える
• 完璧な人間はいないと言い聞かせる

一旦落ち着く

”こそあど言葉”で指示を受けた際に、まず思うことは、「何をどうしてほしんだ？」という疑問であり、その後に、「ちゃんと指示くれよ…」という憤りの気持ちが湧いてきたり、”焦り”の感情が湧いてくることがあります。

その際に、必要な心の持ちようが「一旦落ち着くこと」です。

憤りや焦りを感じることで、気持ちが昂ってきてしまい、物事への正常な判断をしづらくなってしまいます。

正常な判断や行動をとるためにも、「気持ちを一旦落ち着かせること」が大切です。

自分も上司も責めない

”こそあど言葉”で指示された時に、的確に仕事の指示をこなせない場合「なぜ出来ないんだろう」と自分を責めてはいけません。

”こそあど言葉”で受けた指示を的確にこなすことは難しいことであり、できないからといって自分を責めてしまうと、自信がなくなってしまい、消極的になってしまったり、仕事へのやる気も喪失してしまうことにつながってしまいます。

また、「もっと的確な指示を出してくれよ」と上司を責めるのもよくありません。

上司も人間なので、上手く出来ないことや、上手く出来ていると思っているけれど周囲からみたら上手く出来ていないことの1つや2つあります。

そんな上司を許すことで、自分に対しても高いハードルを作らずに、心が平穏でいられます。

自分を守るためにも、「自分や上司を責めない」を意識してみてください。

分析する視点に切り替える

”こそあど言葉”で指示を受けたら、”こそあど言葉”の指示について分析する視点に切り替えましょう。

分析する視点に切り替えることで、その後の仕事を的確にこなすことができます。

また、”分析”に視点を変えることで、”こそあど言葉”を受けた時に指示の曖昧さに怒りが湧いてきづらくなります。

気持ちの切り替えという観点から見ても視点を変えることは有効だと言えます。

完璧な人間はいないと言い聞かせる

いくら上司にしても、完璧な人間ではありません。

「上司は完璧ではない」と思うことによって、”こそあど言葉”を使って曖昧な指示をすることに怒りを覚えづらくなり、心を冷静にすることができます。

心を冷静にすることによって、指示を受けた後の対応に的確に対応することができます。

また、他人に対して完璧さを求めることによって、自分自身のハードルも高くなってしまい、逆に自分が苦しくなってしまうこともあります。

”こそあど言葉”の指示を受けた際は「あ〜あ、まあ完璧な人間はいないからしょうがないか」と思うことで気持ちを落ち着かせてみてください。

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”こそあど言葉”で指示を受けた時の対処法

それでは実際に”こそあど言葉”で指示を受けた際、どのように対応すれば良いのか、ということについて有効な対処法を解説していきたいと思います。

”こそあど言葉”で指示を受けた時の対処法

• まずは上司から言われたことを紙に書き出してみる
• 曖昧な部分は仮説を立てる
• 仮説を上司に確認する
• 不明確な部分を上司に確認する

まずは上司から言われたことを紙に書き出してみる

上司から受けた”こそあど言葉”の指示を紙に書き出してみましょう。

見える化することによって、自分のやるべきことが少し明確になります。

やるべきことが少しでも明確になれば、その後にうまい取り組み方を考えることができます。

指示を紙に書くことは、的確に仕事に取り組めるキッカケとなることだけではなく、「指示を受けた記録」としての役割も担います。

「的確な仕事をするため」「指示を受けた記録」という2つのメリットがあることから、まずは、曖昧な指示でも紙に書き出してみることをおすすめします。

曖昧な部分は仮説を立てる

上司から受けた”こそあど言葉”の曖昧な指示を紙に書き出したことで、「何を言っていたか」ということが分かります。

しかし、明確な情報は限られています。

なぜならば、指示が曖昧だからです。

このままでは指示に的確に応えることは難しいでしょう。

そこで、曖昧な指示の具体度をあげるため、やることがあります。

具体度を上げるために有効な方法が「仮説を立てる」という方法です。

例えば「この前話した、あの報告書書いておいてくれる？」という曖昧な指示に対して仮説を立ててみます。

と不明確な指示に対して、記憶をたどり仮説を立てていきます。

仮説を立てることによって、曖昧な指示に対して上司に質問にしに行く際にスムーズな質疑応答になりますし、心の準備もできます。

まずは、「仮説立て」を試してみてください。

仮説を上司に確認する

「仮説立て」で曖昧な指示が、仮で明確になった後は、曖昧な指示に対する仮説を上司に確認しに行きます。

「仮説立てしたんだから良いんじゃないの？」と思うかもしれませんが、あくまでも自分の記憶を頼りにした仮説に過ぎません。

上司の考えを明確にしなければ的確な仕事をすることができません。

曖昧な指示の仮説を上司に確認しにいき、指示を明確にしましょう。

不明確な部分を上司に確認する

上司の曖昧な指示に対する仮説を上司に確認している最中に、追加で不明確な点がわかるときがあります。

例えば「この前話した、あの報告書書いておいてくれる？」という曖昧な指示に対して
・必ず入れてほしい文言があるか
・最終的には誰に提出すればよいか
etc…

「この前話した、あの報告書書いておいてくれる？」に対して仮説を立てられない不明確な部分を会話の中で上司に確認することが、指示に対して的確な仕事をこなすポイントになります。

曖昧な指示を上司にされた時の対処法については、要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑という本にも詳しく書いてあります。

この本は読みやすく、筆者さんの体験ベースで書かれており説得力も高いのでとても参考になります。

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筆者自身が取り組んでいる”こそあど言葉”の指示の対応

私自身、仕事で上司に頼み事をされる際に、よく”こそあど言葉”で指示を受けることがあります。

その時に、取り組んでいるのは、指示の中で曖昧になっている情報について、その場で確認するということです。

”その場で確認”というのがポイントと言えます。

時間を経過してしまうと、上司は指示を出したことを忘れてしまうことがありますし、詳細についても忘れてしまうことがあります。

なので、指示を受けた時に指示内容を詳しくきくことが、一番情報収集ができ、指示に対して的確な仕事ができるポイントとなると考えています。

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”こそあど言葉”で指示を受けた時の対処法のコツ

”こそあど言葉”で指示を受けた時に対処する際にちょっとしたコツがあります。

対処法のコツをふまえることで、相手に不快感を与えずに、自然なやりとりをすることができます。

”こそあど言葉”で指示を受けた時の対処法のコツ

• 質問を端的にする
• 話を聴く際にメモをとる
• 下から会話を展開する
• 自分が得意な方法で仕事の詳細をきく

質問を端的にする

”こそあど言葉”で構成された、曖昧な指示について上司に詳細を聞きに行く際に気をつけたいことが、「上司に煩わしさを感じさせない」ことです。

人は「あいまいなこと」や「遠回し過ぎる話」などに大小なりの不快感・煩わしさを感じてしまいます。

上司に「遠回し過ぎる質問」を投げかけることにより煩わしさを感じさせてしまうことで、上司の指示に的確に応えることができても、良い印象が半減してしまう可能性があります。

上司に媚びへつらう必要はありません。

逆に、上司を上手く誘導するという気持ちで、曖昧な指示に対して端的な質問を心がけましょう。

例）あいまいな指示の期日が知りたいとき

✕　「先方はいつまでに資料が間に合えば助かりますか？」
◯　「資料作成の提出期限を教えていただいてもよろしいでしょうか？」

話を聴く際にメモをとる

”こそあど言葉”で形成された、曖昧な指示に対して詳細について質問しに行く際に、上司から良い印象が映るコツとしておすすめなのが「メモをとる」ことです。

もちろん、メモをとることは、指示内容の履歴を残すことができ忘れないというメリットがあります。

それと同時に、「メモをとる」という行動には、「相手にちゃんと話を聞いていることを印象づける」ことができます。

以上のことより、メモをとりながら話をきくことがコツといえます。

メモのとり方として有効な方法は、事前に質問をする項目を箇条書きで用意しておく。

ということが有効です。

例）「この前話した、あの報告書書いておいてくれる？」という”こそあど”指示の場合

・期日（いつまでに必要か）：
・何についての報告書か：
・必要文言はあるか：
etc…

このように質問内容を事前にまとめておくことで、会話もスムーズになり上司からも的確な答えを得ることができます。

下から会話を展開する

上司に、上司から受けた曖昧な指示に対する質問をする時に”煩わしさ”や”不快感”を上司が感じることがないようにするのがポイントとお伝えしました。

上司が”煩わしさ”や”不快感”を感じる要因の1つとして「質問の仕方」があります。

簡単にお伝えすると、喧嘩腰で質問したり、不快感をあらわにして質問をしたりするのは、上司が不機嫌になる要因となってしまうということです。

ですので、上司と会話をするときには「私の認識不足で申し訳ないですが、提出物の詳細についてご教示いただいてもよろしいですか？」といった相手の気持ちに寄り添った会話の展開の仕方が上司を不快にさせないコツと言えます。

自分が得意な方法で仕事の詳細をきく

「対面での会話が得意」といった人や「文章での会話が得意」という人がいます。

上司から受けた”こそあど言葉”で作られた曖昧な質問に対して、詳細の情報をきき出す場合、”きき方”は得意な方法で大丈夫です。

対面が得意であるのならば、直接上司と会話しに行く、文章での会話が得意であるならば、メールやline等の社内コミュニケーションツールを使って会話する。

何よりも、「曖昧な指示の詳細がわからない」ことが一番まずいです。

的確な仕事をする上で、情報収集のやり方は限定されないということです。

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”こそあど言葉”で指示を受けて期待に答えられないのは悪いこと？

”こそあど言葉”で上司から曖昧な指示を受け、それに対して、的確な仕事ができない場合、上司が怒ることはお門違いと言えます。

上司は、曖昧な要望を与えたら、曖昧なものしか返ってこないことを自覚しなければいけません。

曖昧な指示を受け、的確な仕事ができずに傷心してしまっている人は、全く自分を責める必要はありません。

ただし、あなたにも”できること”があります。

”できること”とは、本記事で紹介している曖昧な指示に対して情報収集することです。

曖昧な指示に対して的確に応えようと、詳細を情報を上司に質問するといった行為は、仕事の質を上げるだけではなく、あなた自身の”未来を見通す力”を養うことができます。

未来を見通す力がつけば、お客様や取引先様により良い仕事ができるようになります。

もし、上司から”こそあど言葉”を使った曖昧な質問を受けたのであれば、あなた自身の成長のチャンスだと思い、取り組んでみてはいかがでしょうか。

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”こそあど言葉”からストレスを感じた時にやってしまうと損なこと

”こそあど言葉”で構成された上司からの指示を受けたときに、ついつい怒りを覚えたり、ストレスを感じたりしてしまうことがあります。

その時に、やってしまうと損なことは、上司を敵対視することです。

例えば角が立つような相槌だったり、質問の仕方は、上司と敵対することに繋がってしまい、仕事がやりにくくなったり、会社に出勤すること自体に煩わしさを感じてしまう要因になります。

”曖昧な指示を受けた際はまず、気持ちを整え、的確な対処で仕事に取り組むことが、不必要なストレスを防ぐポイントにもなり、あなた自身を守ることにも繋がります。

まとめ

今回は上司から”こそあど言葉”で曖昧な指示を受けた時の対処法と心の持ちようについて解説しました。

曖昧な指示を出している上司は本人には自覚がないこともあります。

なので、難しい問題ではありますが、ストレスをなく過ごすには角が立たないように対応し、自分ができる範囲で仕事と向き合うことが大切なのではないかなと思います。

上司からの曖昧な指示への対処法については以下の本も参考にしてみてください。

今回の記事があなたのお役に立てば幸いです。

以上

たくしんでした