取引先への最初の挨拶で失礼にならない挨拶マナーを紹介

筆者だ。

営業配属になって、最初にやらなければいけないことといえば「挨拶」ですよね。

特に、ルート営業が業務の中心であれば、最初の挨拶というのの重要性は高くなります。

最初の挨拶で懸念することといえば

・ 失礼なことをしていないかな？
・印象が悪くなったらどうしよう……

このような不安です。

そんな不安を抱えているあなたのために、この記事では取引先への挨拶で失礼にならないためのマナーを、事前準備から挨拶マナー、実際の挨拶文までくまなく紹介します。

この記事を読んで自信を持って取引先と初対面を迎えられることを祈ります。

まずは身だしなみに気を配る

第一印象で重要なのは「見た目」です。

これは筆者も実際のルート営業での最初の挨拶の際に痛感しました。

スーツをきっちり着ている時と、だらしなく着ていた時の取引先のリアクションが全く違います。

社会人としての基本とされている、身だしなみにまずは注意することで、失礼にならない挨拶に繋げることができます。

靴を磨く

意外と見られているのが「足元」です。

泥やホコリがついた、磨かれていないであろう靴を履いたまま取引先に出向くのはマイナス印象を与えかねません。

ですがよく考えると「頑張って営業を回っていると取引先はとらえるんじゃないか？」と思うかもしれません。

しかし、このように取引先が捉えてくれるのは「わずかな汚れ」だけです。

明らかに磨かれていない靴は一目でわかります。

汚れだけではなく、靴のヘタリが顕著に現れるからです。

前日までに軽く磨いておくのが取引先に失礼にならないようにするポイントです。

できるだけ上下スーツを着る

オフィスカジュアルOKな会社もありますが、初対面の取引先への挨拶時にはフォーマルな上下スーツが安心です。

信頼感を与える無難な色である”ネイビー”を選ぶと良いでしょう。

上下スーツをしっかりと着ることで、取引先は「うちの会社に敬意を払ってくれている」という印象を与えることができます。

髪を整える

寝癖がついていないか、整髪剤は適度かをチェックしましょう。

おでこを出して顔周りがすっきり見えるように心がけると、清潔感がアップします。

筆者個人的に営業におすすめの髪型は「ショートのツーブロックで七三分け」にすることです。

”清潔感”と”誠実さ”という二つの印象を取引先に与えることができます。

綺麗なカバンを持っていく

角が擦れていたり、汚れていたりするカバンは見た目の印象を下げてしまいます。

・仕事道具に気を使わないということは仕事でも細部に気が回らないのでは？
・身だしなみがテキトーということはうちの店はそれくらいと見られているんだな

このようなマイナス印象になってしまう懸念があります。

カバンの外側だけではなく、中身も整理整頓しておくと、急な資料取り出しにもスマートに対応できます。

できるだけ”自立する”カバンをもつことをおすすめします。

⬆︎目次に戻る

挨拶へ行く前の事前準備

取引先へ挨拶に行く前に身だしなみの次に重要なのが、「事前準備」です。

事前準備をしっかりと行うことで、失礼にならない挨拶をすることができます。

持ち物の確認

基本的な持ち物をまず確認しましょう。

・名刺
・筆記用具
・配布資料
・スケジュール帳

必要なものが揃っているか再確認することがパニックにならずに冷静に失礼なく挨拶をすることができることに繋がります。

また、基本的な持ち物以外に、追加の資料であったり、取引先に記載してもらう必要がある書類などがあれば忘れずに準備をしておく必要があります。

必要であればアポイント

飛び込み訪問をしない方が良い会社もあります。

事前に訪問日時を確認し、相手の時間を奪わない配慮を持つのが相手に失礼にならないマナーとしてあります。

挨拶に行く前に、引き継ぎ資料などをみて、アポイントが必要な会社かどうかの確認と、必要であればアポイントの連絡をするのが良いでしょう。

目的を再認識する

「なぜ訪問するのか」「何を伝えたいのか」を自分の中で明確にしておきましょう。

「挨拶をするだけ」であれば、どんな文言が必要なのか、どんな道具が必要なのかがわかります。

また、「挨拶」と「関係性作り」が必要であれば、取引先との話題の準備も追加でする必要があります。

目的が不明確だと準備不足になってしまい、準備不足は相手にもすぐ伝わってしまいます。

そうなると相手に失礼に感じ取られてしまいます。

⬆︎目次に戻る

失礼にならない挨拶マナー

では、実際に取引先に失礼にならない挨拶マナーを紹介します。

挨拶マナーをおさえ、取引先と上手く関係性を作れるように参考にしてみてください。

①言動一致
②言葉→お辞儀の順
③お辞儀の種類
④先手で挨拶をする
⑤相手の方をしっかりと向く
⑥声のトーン・表情を明るくする
⑦相手の名前を添える
⑧挨拶の後に言葉を添える

①言動一致

言葉だけ丁寧でも、態度が雑では相手に失礼な印象を与えてしまうかもしません。

言葉と表情・態度を一致させることが、認知の不協和を感じさせず、相手に失礼に受け取られにくくなります。

また、心理学の「メラビアンの法則」では、「言動不一致の時、情報を受け取る割合は”視覚情報”が多い」という心理作用があります。

声が思うようでなくても、表情は取引先に失礼にならないような明るい表情をすることで、失礼に取られづらくなります。

ただ、できるだけ言動一致をした行動が挨拶のマナーにはなります。

②言葉→お辞儀の順

挨拶は「言葉」→「お辞儀」の順が基本です。

例

「本日はお時間をいただき、ありがとうございます」→会釈

ただし筆者の経験上、会社に入って行うマナー研修では、「お辞儀をして2秒停止してから頭を上げる」と習いましたが、こんなことをやっていたら会話の流れに支障をきたしますし、取引先の時間をいただいているという面で、逆に相手に悪い印象を与えてしまいかねません。

接客業であればまだしも、法人営業については”時間管理”がかなり重要になってくるポイントですから、時間をかけず、綺麗なお辞儀をするのが良いでしょう。

あとは、これはあくまでもマナー研修などで言われることです。

現場に出たら言葉→お辞儀の順で行わなくても相手に失礼にならない場面があります。

一応マナーとして念頭に置き、臨機応変に対応するのが良いです。

③お辞儀の種類

お辞儀の種類は5つあります。

取引先への始めの挨拶では、「会釈」と「敬礼」を用いると良いでしょう。

心配であれば、「最敬礼」を用いてお辞儀をすれば安心です。

④先手で挨拶をする

「こちらから先に挨拶」が基本マナーです。

先に挨拶することで、積極性と誠意を伝えることができ、取引先へ失礼のない印象を与えることができます。

これは挨拶だけではなく、「名刺交換」時にも有効なマナーです。

もしも相手が先に挨拶をしてきたら、最敬礼をして挨拶が遅くなったお詫びと挨拶をすれば相手に失礼な印象を与えることがないでしょう。

⬆︎目次に戻る

⑤相手の方をしっかりと向く

相手の目を見て、姿勢を正して挨拶をすることが失礼のない挨拶に繋がります。

視線を逸らすと、自信や誠意がないように受け取られかねません。

しっかりと相手の方を向くことで「相手の話をちゃんと聞くよ」と表明することにもなります。

挨拶の時は何かしながらではなく、しっかりと相手の方を向き、行うことが大切です。

⑥声のトーン・表情を明るくする

明るく、ハキハキとした声と表情は、相手に好印象を与えます。

特に第一声はしっかりと言うことがポイントです。

逆にボソボソと、曖昧な言い方で挨拶をすると、マイナスな印象を与えかねません。

決して無理をすることではありませんが、できるだけ印象がマイナスからのスタートにならないように、声のトーンと表情は明るくすることが良いです。

⑦相手の名前を添える

挨拶と同時に相手から名刺を渡される時があります。

その時に名刺交換をしつつ、相手から受け取った名刺を見て相手の名前を添えることで

「〇〇様、はじめまして」

丁寧で親しみのある印象を与えることができます。

これは心理的作用でも言われており、「ネームコーリング効果」といいます。

ネームコーリング効果とは、一番長く言われ続けてきた自らの名前には親しみを持っており、親しみを持った名前を言われると、相手にも親しみをもつようになる心理的作用です。

初対面で良い印象を与えたいからこそ、この作用を利用して、挨拶の時に相手の名前を呼ぶことは大切なポイントなのです。

⑧挨拶の後に言葉を添える

・本日はよろしくお願いいたします
・お時間をいただきありがとうございます

など、一言添えるだけで印象がグッと変わります。

挨拶の後に添える言葉は取引先のことを”配慮した言葉”を入れると良いです。

このような言葉を入れることで「こっちのことをちゃんと気にかけてくれている」と感じてもらうことができ、良い印象を与えることができるのです。

挨拶に行った経緯などによって、配慮の言葉はどんな言葉か考えることが大切です。

⬆︎目次に戻る

失礼になってしまいやすい挨拶

逆に失礼になってしまいやすい挨拶はどんな挨拶なのか？

これを知っておくことで、失礼になる挨拶を避けることができ、相手との良い関係性を作ることに繋がります。

・ながら挨拶
・目線を合わせない
・「どうも」を多用する
・声のトーン・表情が暗い
・自分本位の挨拶
・語尾が「〜っス」

ながら挨拶

スマホを見ながら、資料を出しながらなどの「ながら挨拶」は初めての挨拶ではとても失礼な印象を与えやすいです。

動作を止めて、相手に集中して挨拶をすることが大切です。

たとえ、挨拶の途中で会社の携帯に電話が入ったとしても、その場では電話に出ずに、取引先との挨拶が終わったら電話に出ると良いです。

また、どうしても電話に出なければいけないのであれば、取引先に「大変申し訳ございません、電話に出てきてもよろしいでしょうか？」と許可をいただくのが、相手の時間を奪ってしまう時の配慮の言葉です。

とにかく初めての挨拶をするときは取引先に集中することです。

目線を合わせない

伏し目がちや横を向いたままでは、誠実さが伝わりません。

アイコンタクトを心がけて取引先と挨拶をすることが失礼にならない挨拶の仕方です。

特に最初の挨拶で目線が合わないとなると、取引先に不安を与えてしまいます。

初めての挨拶で今後の仕事への不信感につながらないように、目線をしっかりと合わせることが重要です。

もし、目線を合わせるのが苦手ということであれば、相手の眉間をみることや相手の片目だけに集中することで、「目線が合わせずらい」という感覚を乗り越えることができます。

参考にしてみてください。

「どうも」を多用する

「どうも」だけの挨拶は曖昧でフランクすぎる印象になります。

丁寧な言葉を選ぶと良いです。

・〇〇と申します、よろしくお願いいたします
・お忙しい中お時間いただきましてありがとうございます、今後ともよろしくお願いいたします。

挨拶も仕事の一環です。

ここは手を抜いてはいけないポイントですので、丁寧に行うことが良好な人間関係を作るための大切なことです。

声のトーン・表情が暗い

不機嫌そう、やる気なさそうというマイナスな印象を与えてしまいます。

普段から落ち着いた声のトーンや表情だと、いざ営業となったときに声のトーンや表情を明るくしようとすると大変ですが、ここは少し頑張って意識的に明るくすることが今後、営業がやりやすくなることに繋がります。

意識をして声のトーン・表情を明るくしてみてください。

自分本位な挨拶

自分本位な挨拶はNGです。

「ちょっとお話いいですか？」ではなく、「お忙しいところ失礼いたします」と相手を気遣う言葉を使うことが大切です。

あとは、取引先の状況をしっかりとみることです。

アポイントをとっていたとしても、急用が入ってしまった場合、取引先は挨拶の対応をしている時間がありません。

そんな時に、「アポの時間に来たんで、今よろしいですか？」と配慮のないことを言ってしまうと相手に悪い印象を与えかねません。

相手が忙しそうであれば、「また後日伺う」ことを伝え、日を改めることが配慮になり、良いマナーになります。

語尾が「〜っス」

語尾に「〜です」を「〜っス」と省略していると、ビジネスでは人によっては悪い印象を抱いてしまいます。

「〜っス」は「〜です」を崩した言い方ですので、友達口調と捉えられ、失礼になりやすいです。

筆者も運動部の時は先輩にこの口調でも何も指摘されませんでしたが、会社に入り、目上の人と話す時には、指摘を受けることもあったので、早めに省略語を使わない話し方を身につけると良いでしょう。

⬆︎目次に戻る

初めての挨拶の心構え

初めて取引先へ挨拶に行く時、緊張してしまいますよね。

それは、まさに「どんな人なんだろう？」「上手く挨拶できるかな？」という未知であるからこそ起きる感情です。

この時に挨拶の心構えを知っておけば、萎縮せずに取引先へ挨拶に行くことができます。

会社を背負っている意識

あなた一人ではなく、「会社の代表として来ている」ことを忘れずにすることで、自動的に「ちゃんとやろう」という意識になり、その意識にのっとった行動をすることができます。

このように意識をするだけでも行動は変わります。

・会社として行わないといけない行為はなんなのか
・会話の中で会社として提案できるのはあるか

など、挨拶が終わった後の会話にも影響を与えることができます。

誠心誠意をもつ

完璧な対応よりも、真摯な姿勢の方が相手の心に残ります。

たとえ、アポイント時間に遅刻してしまっても、挨拶を間違えてしまっても、誠実に謝ることで、失礼な感じを与えずに挨拶を行うことができます。

ミスをしてしまっても「相手に誠実な行為はなんなのか？」を考えると、自ずととったほうがよい行動が見えてきます。

相手を知る

会社の概要、担当者の情報などを調べておくと、会話の質が高まります。

これは挨拶に行く前の”事前準備”に該当するものです。

取引先のことを知ることは「誠実に対応している」という印象を与え、失礼のない挨拶に繋がるのです。

取引先について調べるには

・引き継ぎ書を読む
・インターネットで検索する
・他の取引先に聞いてみる
・前任に聞いてみる

という方法があります。

できる方法で情報を集めると良いでしょう。

要望＜関係性構築

まずは「売り込み」ではなく「信頼構築」が法人営業だと大切です。

ですので、最初の挨拶は人間関係の形成における入り口になるので、信頼の構築に繋がり重要なのです。

最初の目的は「挨拶」＋「自己開示」を行うと、相手も自分がどんな人なのか、これからどう付き合っていけば良いのかということを知ってもらうキッカケになります。

また、相手の話に耳を傾けることも重要です。

取引先が前任に不満を抱えている場合もあります。

そのような要望を取引先から汲み取るのも「最初の挨拶」では大切なことです。

身構えない

緊張しすぎず、自然体で行くと良いです。

無理にキャラを作らなくても、誠実な対応こそが相手に良い印象を与える最大の武器です。

変に上手くやろうとせずに、肩の力を抜いて、自分ができる範囲の誠実な挨拶を行うと良いです。

⬆︎目次に戻る

初めての取引先への挨拶の例文

では、実際に初めて取引先に挨拶に行く時に、シチュエーション別にどんな挨拶をした方が良いのかの例を挨拶のマナーを踏まえて紹介します。

参考にしてみてください。

飛び込みで行った際

「突然の訪問、失礼いたします。私、〇〇を取り扱う〇〇社の〇〇と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、少しお時間をいただけませんでしょうか？」

ポイント

・突然の訪問に対して謝罪をする
・何をしている会社なのか端的に言う
・お願いのところでビジネス枕詞を使う

アポイントして行った際

「本日はお時間をいただき、誠にありがとうございます。〇〇社の〇〇と申します。どうぞよろしくお願いいたします。」

ポイント

・時間を割いてくれたことに感謝する
・自己紹介は端的に

遅刻してしまった際

「大変申し訳ありません。道が混んでおりまして、◯分遅れてしまいました。以後このようなことのないよう、交通情報に注意しお伺いします。」

ポイント

・まずは遅れてしまったことに謝罪する
・遅れた理由を言う
・今後どうするのか明確にする

⬆︎目次に戻る

初めて取引先への挨拶で気をつけること

初めての取引先への挨拶でマナー以外に気をつけることがあります。

ここをおさえて、失礼のない挨拶訪問を行うと良いです。

遅刻をしない

言わずもがなですが、最初の信頼を大きく損なう行為です。

余裕をもって出発することが遅刻を防ぐためのコツです。

遅刻をしてしまうことで「今後の仕事で納期に遅れないか心配だな」という不安感を相手に与えてしまいます。

変な懸念点を相手に与えないためにも遅刻には気をつけてください。

遅刻しそうなら連絡する

連絡なしの遅刻はもっとも相手の信頼を失う行為と言えるでしょう。

遅刻してしまいそうな時は、必ず事前に電話を入れると良いです。

事前に連絡を入れることで、先方も先方自身の予定をずらすことができますし、無駄な時間を過ごすということがありません。

相手の時間をいただくことを念頭に置いていれば、遅刻しそうな時の連絡を忘れることはありません。

相手の状況を見て判断する

相手が忙しそうなら、長居は無用です。

相手の状況を読み、臨機応変に対応しましょう。

例えば

・腕時計を気にしている
・口調が早い
・周囲が慌ただしい
etc…

このように相手とその周りの動きをみることで、相手がどんな状況なのかを把握することができます。

忙しそうであれば、最低限の挨拶をして「後日またお伺いします」と一言添えて退散すると相手に良い印象を与えることができます。

逆に、相手が忙しそうで長居してしまうと、次から訪問の許可をいただくことが難しくなってしまいます。

長期的な関係性を作るためにも臨機応変に対応するのが良いです。

“配慮”の言葉をつける

「お忙しい中」「お手数をおかけしますが」など、クッション言葉を添えることで相手に柔らかく伝えることができます。

最初の挨拶の時は特に、下手にでることが失礼のない印象を与えることに大切です。

挨拶の最初と最後にクッション言葉を意識して入れると良いでしょう。

テキパキと行う

ダラダラと要件を話すのは先方の時間も奪ってしまうことになるのでNGです。

要件は簡潔・明瞭に伝えることが大切です。

挨拶をするのが目的であれば、挨拶をして、連絡先を交換する。という目的を達成することをテキパキとこなすことが重要です。

要件が明確だと相手から「この人は仕事ができそうだ」という印象を与えることもできます。

意識してみてください。

要件を伝える

初めて取引先に挨拶をした時に、要件を明確に伝えると、不信感を与えずに挨拶をすることができます。

「〇〇のご案内と、担当変更のご挨拶に伺いました」など、訪問目的を明確に伝えると良いです。

＋αですると良いこと

初めて取引先へ挨拶に行く時にプラスアルファですると良い印象を与えることができるポイントがあります。

それはこちら

・手土産をもっていく
・活かせそうな情報を持っていく

手土産をもっていく

初めての取引先への訪問時にちょっとしたお菓子や会社が作っている販促物を持っていくと”気が利く”という印象を与えることができ、良い人間関係のスタートダッシュを決めることができます。

ただし、会社によっては個人的な差し入れの禁止などの社内規則がある場合もあります。

ここは注意しないといけません。

活かせそうな情報を持っていく

他の取引先から聞いた情報や他社の成功事例、ニュースでみた業界動向など、取引先にとって有益な情報を持っていくことで、次回以降の会話にもつながりますし、「仕事できる」感を相手に与えることができます。

初めての挨拶をするなかで、取引先の調子などを会話の中で聞くと情報が集められます。

取引先との最初の挨拶には”配慮”が重要

営業として初めて取引先を訪問する際は、「第一印象」が今後の取引先との関係性を大きく左右します。

身だしなみ・事前準備・挨拶マナー・心構えをしっかり押さえて、誠実な対応を心がけましょう。

これに共通するのは”配慮”です。

取引先のことを考え、どうしたら喜ばれるかを意識することが失礼にならない挨拶のマナーに繋がります。

最初は取引先への挨拶は誰でも緊張するもの。

ですが、あなたのその一歩が、会社と取引先の信頼関係をつくる第一歩になります。

自信をもって、頑張ってください。