取引先に良い印象を与える新入社員配属時の挨拶のポイント【対面編】

新入社員で会社に入り、内定式、懇親会、研修とかずかずの大変なイベントを乗り越えて、さあやっと配属だ！となっても、はたして自分はまず初めに何をしたらよいのか。

困惑してしまいませんか？

配属時にまずやることは、取引先への担当変更・新担当の”挨拶”です。

ただし、”挨拶”にもある程度の型とポイントがあります。

配属時のはじめの挨拶で今後、取引先と良好な関係性をつくることができるかどうかが決まってしまうといっても過言ではありません。

配属時の挨拶で取引先に良い印象を与えられるよう、今回は配属時の担当変更の挨拶の仕方を解説していきたいと思います。

今回のシチュエーションは【対面】です。

記事の内容は主に【対面】を考えた挨拶のポイントを紹介しています。

取引先に良い印象を与える配属時の挨拶で大事なこと

配属時に、まずやらなくてはいけないこととして挙げられるのが、担当する取引先への”挨拶”です。

”挨拶”は社会人として会社に属すようになったから大事にしなければいけないものではなく、プライベートやどんな場面においても大事なコミュニケーションの一つと言っても過言ではないほど、多くの人に「”挨拶”は大事」という認識を持っています。

”挨拶”については他の記事でも解説していますので是非参考にしてみてくださいね。

取引先に良い印象を与える配属時の挨拶で大事なこととして、筆者の経験上分かっていることとして言えるのは、「対面で行う」ということです。

「対面」には、「メール」や「チャット」、「電話」では伝わらない、”表情”・”雰囲気”・”ボディーランゲージ”などの音声や文字以外に伝わることが多いという良さを持ち合わせています。

つまり、「対面」で挨拶を行うことで、相手に”誠意”が伝わり、良い印象を与え、良いスタートダッシュをきることができるということです。

その他にも、「対面」で挨拶をすることで、その後に取引先に訪問する際の心理的なハードルが下がります。

例えば、メールや電話などで配属時の挨拶を済ませたとしましょう。その時に、取引先の担当者や会社がどんなものか情報を得ることが難しいのです。

なんて言ったって、情報は文字で見えるものや、取引先が話す内容でしか得られないのですからね。得る情報が少なくなってしまうのも無理はありません。

得る情報が少なければ、不安に繋がります。

もし、めちゃくちゃこわい取引先だったらどうしよう？
会社がすごく分かりづらいところにあって、見つからなかったらどうしよう？

このように不安を抱くことで、取引先に行くことに抵抗を感じてしまうのです。

そうならず、働きやすくするためにも、「対面」での挨拶が有効なのではないかと思うわけです。

配属時の挨拶のポイント

新入社員で、配属時の挨拶は「どんなことを話せば良いんだろう？」と不安になりますよね。

配属時の挨拶はいくつかのポイントを抑えることで、相手に伝わる印象が良い挨拶にすることができます。

分かりやすいようにポイントを箇条書きにし、それぞれを解説していきたいと思います。

新入社員で配属時の取引先に対する挨拶のポイントはこちら

• 身だしなみを整える
• 手は後ろで組まない
• 端的な内容を心がける
• ポジティブな内容にする
• 相手をみて話す
• ボディーランゲージを駆使する

身だしなみを整える

心理学で「初頭効果」というものがあります。

「初頭効果」というのは簡単に説明しますと、”最初に得た情報に強く影響させられる心理的作用”です。

このような心理的な作用があるので、巷では「第一印象は大事だよ！」っていう教訓が広まるわけです。

身だしなみを整えることは、この”第一印象”を良くするために必要なことなのです。

せっかく配属時に”挨拶”に行ったのにも関わらず、身だしなみが整っていなくて、相手に良い印象を与えられないのは非常にもったいないです。

相手に良い印象を与え、その後の仕事を円滑にやりやすく進めるためにも、配属時の挨拶の際は身だしなみを整えると良いでしょう。

身だしなみを整えるときは以下のチェック項目を活用してみてください

• 靴は磨かれているか？
• スーツはシワだらけではないか？
• ネクタイは曲がっていないか？
• カバンはキレイか？
• シャツは黄ばんでいないか？
• 髪型はキマっているか？
• スーツの第一ボタンは留めているか？

スーツのシワを伸ばすときは、スチームアイロンが手軽で簡単にできます。

手は後ろで組まない

配属時の挨拶をしているときに、手を後ろで組んでいると人によっては悪い印象を与えてしまうことがあります。

悪い印象を抱く人の思いとしては、「なんだか偉そう」という印象になるらしいです。

また、アルバイトや仕事などで接客業を経験している人は、手を後ろに組みながら接客することを注意されてきたという過去がある人が多く、「手を後ろで組みながら話す」ことはNGという認識があります。

と言うつもりは毛頭ありません。（私がそういうの嫌い）

配属時に挨拶する際は後ろに手を回す以外のところに置くと良いでしょう。

それこそ、太ももの側面に沿ったほうが良い！という人は、そうすれば悪い印象を与えないでしょう。

前で手を組みたいという人は、一応、右手を隠す（包み込む）形で組んだほうが良いでしょう。

右手を隠す理由としては、「敵対心がないことを表す」というものがあるらしいです。

端的な内容を心がける

新入社員で、初配属時の挨拶の際、「どんな挨拶をすれば良いのか？」と不安に思ってしまいますよね。

ただ、これだけは抑えておいて損はありません。

「”挨拶”を端的な内容でまとめること」

なぜ端的にまとめるのかというと、取引先というのは大抵忙しいからです。

忙しい＝時間が惜しいのです。

そんな忙しいときでも相手に伝わりやすく、かつ、良い印象を与える挨拶というのは、端的で分かりやすい挨拶です。

伝えておきたい内容を事前にまとめて、テンプレートを作っておくとよいでしょう。

端的な内容の挨拶を行うことで、取引先は「忙しい」と理解してくれていると感じ、あなたに良い印象を抱くでしょう。

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ポジティブな内容にする

配属時の挨拶として、ネガティブな内容の挨拶はいけません。

相手に不安を抱かせてしまったり、企業間の信頼度の低下にも繋がってしまいます。

ネガティブな内容としては

一見すると、今後の仕事の流れにおける注意点を取引先に事前に知ってもらう説明のように聞こえるかもしれませんが、取引先としては不安や不信感になりえます。

現場を任せられている以上、”プロ”として働かなければいけないのです。

取引先もあなたを１人の”プロ”としてみています。

ですので、保険をかけようとせず、その後失敗することは頭から取り去って、まずは気持ちよく挨拶をすることを心がけると、取引先に良い印象を与えることに繋がるでしょう。

相手をみて話す

顔を伏せて挨拶をしてしまっては、せっかく対面で挨拶しに行ったにもかかわらず、「対面」の効果が半減してしまいます。

「対面」での挨拶は何よりも、五感を通して取引先に印象を与えるチャンスです。

相手の目をみて笑顔で挨拶することで取引先に良い印象を与えることができます。

もし、「目を見ることができない…」というのであれば、顔全体を見るのでも、相手の眉間をみるのでも良いです。

あなた自身の良さを知ってもらうことが目的なのですから。

ボディーランゲージを駆使する

ボディーランゲージというのは、コミュニケーションにおいてかなり有効な手法です。

ボディーランゲージというのは簡単に、言葉以外の動作から相手に情報を伝える方法です。

例えば…

・身ぶり手振り
・声色
・声の大きさ
・表情

などですね。

また、ボディーランゲージは私の個人的な意見として、「言葉が出やすくなる」という効果もあると感じています。

私は”吃音”という言葉が出にくい特性を持っているのですが、身振り手振りをしながら言葉を話すことで、すんなりと口から言葉がでてきます。

さらに、ボディーランゲージを用いることで、「メラビアンの法則」という心理学の裏付けで、情報が伝わりやすいということが分かっています。

「メラビアンの法則」については別記事で解説しています。

配属時の挨拶で的確に、かつ、良い印象を与えるのであれば、ボディーランゲージを用いることが有効です。

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取引先に良い印象を与える挨拶の構成のポイント

配属時の挨拶のポイントを解説しましたので、次は、実際の挨拶を”構成”するときのポイントを紹介していきたいと思います。

文の構成のポイントを抑えることで、取引先へ良い印象を与えることができることだけでなく、「なんて挨拶したら良いのかわからない」という悩みからくる不安を取り除くことができます。

取引先に良い印象を与える挨拶の構成のポイントはこちら

・忘れずに話したい内容を覚えておく
・結論から伝える（端的を意識）
・必要以上に話さない

忘れずに話したい内容を覚えておく

配属時の挨拶で相手に伝えたい内容をあらかじめ覚えておくと、焦らずに挨拶文を構成することができます。

例えば…

・自分の名前
・属性（今年入社した等）
・取引先への挨拶（今後ともよろしくお願いします等）

と話す内容の型を覚えておけば、ここから肉付けしていき、挨拶構文を考えることで用意に文を構成することができます。

挨拶に行く前に一呼吸をおきつつ、自分の頭の中で構文を振り返ると緊張もいくぶんか和らげる事ができます。

結論から伝える（端的を意識）

挨拶がいたずらに長くなってしまっては取引先の相手に良い印象を与えることは困難となるでしょう。

配属時の取引先への挨拶でも、会社の上司に仕事を報告するように端的に伝えることが良い印象を与えるポイントになります。

よって、挨拶の文章構成も端的かつ要点を抑えて作ると良いです。

端的に文を構成する１つのコツとして「結論から伝える」というものがあります。

おそらく社会人になると耳にタコができるほど言われることかとおもいますが、挨拶の文章構成でも、この決まり文句は大事になってきます。

配属時の挨拶の結論というのは「担当が変わること」です。

挨拶のはじめに、「今月から前任の〇〇に代わり担当させていただきます、〇〇と申します」

と伝えるだけでも配属時の挨拶の８割の目的は完了します。

配属時の挨拶の文章を作るときに是非意識してみてください。

必要以上に話さない

配属時の取引先への挨拶の文章構成として大事なことが、この「必要以上に話さない」ということです。

「はじめまして何だから自分について知っておいてもらったほうが良いんじゃない？？」と思うかもしれません。

だがしかし、「必要以上に話さない」ことが大事なのです。

そもそも相手は既存の仕事が忙しく担当者変更の挨拶に使う時間が少なくなってしまいます。

そんな限られた時間の中で「私は〇〇が得意で、〇〇ができます。学生時代は〇〇部で」といった面接のように自己アピールしたところで相手からしたら「聞いている時間がないんよな…」となります。

配属時の挨拶では端的に要点だけを伝えることが相手へ良い印象を与えるポイントです。

その他の情報で聞きたいことがあれば相手から聞かれます。

相手から聞かれたほうが相手の頭の中に情報が残ります。なぜならば、自発的にあなたへの質問を考え、行動しているからです。

ですので、配属時の挨拶はそこそこにしたほうが良く、相手からの質問がくるように相手が質問したくなるような行動をとることが大切だといえます。

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そのまま使えるフォーマット

配属時の挨拶の文章構成のポイントをお伝えしました。

では、実際の挨拶文をポイントを抑えて紹介します。

もし、困ったときはこのフォーマットに当てはめて挨拶の文を考えてみてください。

当日もし、前任者と同行して挨拶に行った場合は、前任者から紹介された後に、この文を相手に伝えるのが良いでしょう。

「御社のお力になれるよう精一杯がんばりますので、引き続きよろしくお願いします。」という一文はあくまでも、参考程度にするのが良いです。

機械的に決まった台詞を話すように伝えたところで、相手に「心の底から思っていないだろうな」と見透かされてしまいます。

最後の一文は現状あなた自身が思っている前向きな意気込みを相手に伝えると良い印象を与えることができます。

配属時の挨拶のタイミング

配属時の取引先との対面で挨拶をするタイミングは同行者（前任）がいるかいないかで、変わります。

同行者（前任）がいる場合、いない場合を想定して挨拶のタイミングをみていきましょう。

例）同行者（前任）がいる場合

例）同行者（前任）がいない場合

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挨拶に失敗するとどうなるか

配属時の挨拶に失敗すると仕事が円滑に進みにくくなります。

進みにくくなる原因は

・取引先の反応が薄くなるため
・自分自身で取引先に対して心の壁ができるため

の２つが考えられます。

取引先の反応が薄くなるのは、配属時の挨拶であなたに対して良い印象を受けなかったというのが要因の1つです。

また、自分自身で取引先に対して心の壁ができるというのは、挨拶がうまく出来なかったことにより、「取引先がよく思っていないんじゃないか」という不確実な不安を抱えてしまうことが要因です。

失敗することで仕事がしにくくなってしまわぬように、大変ですが、最初の挨拶は適度に上手くこなすことが大切です。

筆者がやってよかった配属時の挨拶方法

この記事を書いている私自身、配属時の挨拶に成功して相手に良い印象を与えることができたり、失敗して疎遠になってしまったことがあります。

その中で、上手くいった時の挨拶方法を紹介したいと思います。

上手くいった配属時の挨拶方法は「言葉だけでなく姿勢でも伝える」という方法です。

「配属時の挨拶のポイント」の中の”ボディーランゲージを駆使する”ことが、私が実際に体験して相手に良い印象を与える方法といえます。

配属時の挨拶では、自分の印象をどれだけ相手に伝えられるかが大切です。

私は、誠実さを伝え、相手に信頼してもらいたかったため、とにかくお辞儀をしたり、笑顔で話したり、言葉だけで伝えるのではなく動作でも気持ちを伝えようと心がけました。

配属時の挨拶では、この方法で上手くいったことが多かったので是非参考にしてみてください。

相手に良い印象を与える小テク

相手に良い印象を与える小テクとして紹介したいのが、心理学を用いた方法です。

心理学はたくさん研究が進んでいますが、中でも対面での挨拶において個人的に使えるなと感じたのは以下の2つの心理学です。

・ネームコーリング
・ミラーリング

「ネームコーリング」に関して簡単に説明すると、「自分の名前を呼んでくれる人に対して好意を抱く」という心理現象のことを言います。

人は自分の名前の文字に無意識で愛着をもっていることから、その文字を言った人にも好感を抱くという背景があります。

「ネームコーリング」について別記事で詳しく解説していますので参考にしてみてください。

「ミラーリング」というのは、相手の動作と同じことをして、相手との心の距離を縮める小テクです。

ミラーリングは「人は自分と似ている人に心を開きやすい」という心理的な作用を利用して相手との心の距離を縮めます。

心の距離が縮められれば、それが信用に繋がり、信頼関係が作られることが期待できるということです。

「ミラーリング」についても別記事で解説していますのでそちらも合わせて参考にしてみてください。

まとめ

今回は「取引先に良い印象を与える新入社員配属時の挨拶のポイント【対面編】」を解説していきました。

配属して、まずはじめの仕事とも言ってもいい担当変更の挨拶ですが、ここで上手く良い印象を残すことができれば、以降の仕事も円滑に進めることができます。

今回の記事が皆さんのお役に立てば幸いです。